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L’application ESUP-SyGAL, « Système de Gestion et d’Accompagnement doctoraL », est développée par la DSI de l’Université de Caen Normandie, en partenariat avec les services de la recherche et les bibliothèques des quatre établissements normands inscrivant des doctorants (Universités de Caen Normandie, Rouen Normandie et Le Havre Normandie et INSA Rouen Normandie) et d'autres écoles doctorales membres du consortium ESUP.
ESUP-SyGAL, une information sur le doctorat en Normandie
La page d’accueil de ESUP-SyGAL est accessible à toute personne et présente la politique doctorale en Normandie, des informations utiles sur les écoles doctorales et un guide de la thèse. Les actualités doctorales et des ressources vidéo sur le doctorat sont également accessibles sur cette page (MT180s, cérémonie de remise des diplômes de doctorat …).
L’accès aux autres services proposés par ESUP-SyGAL est conditionné à une connexion préalable via des identifiants académiques.
ESUP-SyGAL, un suivi dynamique des thèses en Normandie
Interopérable avec les logiciels Apogée et Physalis (Cocktail) des établissements inscrivant en doctorat, ESUP-SyGAL propose aux différents acteurs du parcours doctoral une vision globale et dynamique des thèses passées et en cours.
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Ces extractions permettent de répondre au plus vite à partir de données fiables aux enquêtes ministérielles(SIREDO), aux indicateurs HCERES, mais aussi pour effectuer des suivis administratifs.
ESUP-SyGAL, une application au service des doctorants
ESUP-SyGAL offre aux doctorants un outil interactif avec les services des pôles doctoraux et les écoles doctorales en permettant une gestion dématérialisée des différentes étapes de la thèse.
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le dépôt et le retraitement éventuel de la version dématérialisée de la thèse : Un mois avant leur soutenance de thèse les doctorants doivent déposer leur manuscrit de thèse en ligne pour son archivabilité. Ils sont prévenus par un mail automatique de l'application ESUP-SyGAL de la validation de leur proposition de jury de soutenance de thèse par la direction de leur établissement, et de son enregistreent enregistrement dans apogee Apogee ou Coktail Physalis par les pôles doctoraux. Le dépot dépôt du manuscrit en ligne leur est alors proposé par ESUP-SyGAL, qui vérifie son archivabilité sur STAR et propose le cas échéant un retraitement du fichier, puis la page de couverture de la thèse est automatiquement générée par l'application. Les doctorants procèdent à l'archivabilité de leur manuscrit, l'enregistrement de leur résumé en français et en anglais, la saisie de leurs mots clefs... Ils choisissent les modalités de mise en ligne de leur manuscrit (autorisation, demande d'embargo, refus sur motif...), puis informent de leur disponibilité à la bibliothèque universitaire pour enregistrer leur version dématérialisée dans les applications nationales et déposer un exemplaire papier pour l'établissement de soutenance.
Ce dépot dépôt est un préalable et conditionne l'autorisation de soutenance délivrée ensuite par la direction de l'établissement au vu des pré-rapports de soutenance.
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l'organisation de la soutenance de la thèse
Au minimum deux mois avant la date de soutenance de thèse, le doctorant devra compléter complète en ligne son dossier de proposition de soutenance. Il indiquera indique l'intitulé exact de la thèse soutenue, la date, l'horaire et le lieu de soutenance. Le Les noms, statuts et établissements employeurs des rapporteurs et des membres de leur jury de thèse. Il pourra indiquer si indique s'il y a des demandes de visioconférence, et gérer automatiquement gère les délégations de signature. L'application ESUP-SyGAL permettra permet de vérifier au fur et à mesure des enregistrements la validité du jury de soutenance, en fonction du nombre de personnes de rang A, d'extérieurs et de mixité attendue.
Cette proposition de soutenance sera est validée en ligne par le doctorant, la direction de la thèse, puis par l'Unité de recherche et l'Ecole l’École Doctorale. En cas de désaccordsdésaccord, le dossier devra doit être modifié. En cas d'accord, le pôle doctoral sera est informé de la soutenance et pourra éditer édite la proposition de jury de soutenance à faire valider de par la direction de l'établissement.
Les rapporteurs seront alors directement informé sont informés qu'ils devront doivent déposer dans l'application ESUP-SyGAL leur rapport et avis de soutenance, ainsi que leur engagement d'impartialité, pour permettre l'autorisation de la soutenance par la direction de l'établissement.
le rapport annuel :
ESUP-SyGAL permet aussi de gérer la mise en place d'un rapport annuel unique pour chaque doctorant. Ce rapport annuel a pour objectif de d'aider le doctorant à valoriser ses compétences et sa formation afin de favoriser son insertion professionnelle. Ce rapport annuel résume les activités scientifiques, les formations suivies, les productions scientifiques de l’année universitaire, et permet d’y faire figurer l’avis motivé du directeur de thèse et l’avis du Comité de Suivi Individuel de Thèse, afin d'envisager l'autorisation de réinscription pour l'année à venir.
Les procédures en cours de développement Les procédures envisagées sont :
la formation doctorale :
L'application ESUP-SyGAL permettra à terme de gérer les formations doctorales mutualisées et la formation à la mission d'enseignement commununes communes au sein des établissements membres de Normandie Université, ainsi que les formations spécifiques organisées par les écoles doctorales. Il sera possible pour les pôles doctoraux d'informer les doctorants du plan de formation, de gérer les inscriptions, les questionnaires de satisfaction, et la délivrance des attestations de suivi. De son coté, le doctorant pourra être informé des formations ouvertes avec le nombre de places et les prérequis attendus, et il pourra s'inscrire directement en ligne.
Les procédures envisagées sont :
le comité de suivi individuel de thèse :
ESUP-SyGAL va permettre d'organiser et de suivre l'organisation et la tenue des Comités de suivi individuel de thèse pour chaque doctorant. le comité de suivi individuel de thèse veille au bon déroulement du cursus doctoral. Il évalue notamment les conditions de la formation du doctorant et les avancées de sa recherche. ESUP-Sygal permettra de répertorier, pour chaque doctorant, les comptes-rendus annuel de son comité de suivi et les décisions sur le déroulement de sa thèse.
le rapport annuel :
SyGAL permettra aussi de gérer la mise en place d'un rapport annuel unique pour chaque doctorant, qui prendra la forme d'un portfolio. Ce rapport annuel a pour objectif de d'aider le doctorant à valoriser ses compétences et sa formation afin de favoriser son insertion professionnelle. Ce rapport annuel résumera les activités scientifiques, les formations suivies, les productions scientifiques de l’année universitaire, et permettra d’y faire figurer l’avis motivé du directeur de thèse et l’avis du Comité de Suivi Individuel de Thèse, afin d'envisager l'autorisation de réinscription pour l'année à venir.
La connexion à l'application PEGASE du projet PC-SCOL.
Internationalisation de l'application pour simplifier la vie des doctorants, encadrants et rapporteurs de thèse.
- Prise en charge des candidatures sur les sujets de thèses publiés dans l'application.
- Intégration d'un mécanisme de signature électronique des documents.
ESUP-SyGAL, une application au service des pôles doctoraux et bibliothèques
ESUP-SyGAL est aussi un lieu d'archivage dématérialisé pour les pôles doctoraux et bibliothèques. Les pôles doctoraux déposent dans ESUP-Sygal les pré-rapports autorisant la soutenance, le procès verbal de soutenance, le rapport final de soutenance, la convention de mise en ligne du manuscrit de thèse, les éventuelles conventions de confidentialité... Cela permet d'avoir un archivage dématérialisé dans chaque page étudiant. De même les bibliothèques universitaires peuvent suivre le résultat d'une soutenance de thèse et l'avis de reproduction accordé par les membres d'un jury de thèse, ainsi que les différentes versions du manuscrit de thèse déposé en fonctions des potentielles modifications attendues.
Il est prévu aussi que ESUP-SyGAL offre aux pôles doctoraux et bibliothèques des espaces de dépôt de documents communs : formulaires, documents décrivant les bonnes pratiques, mais aussi des procédures administratives communes pour les quatre établissements.
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