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Esup-signature propose de mettre rapidement en ligne des formulaires PDF simples. Cette fonction s'appuie sur les PDF Forms (formulaires présents dans les fichiers PDF). D'une manière générale, esup-signature est capable d'analyser les formulaires PDF, d'en effectuer le rendu (via PDF.js) et de "fusionner" les données saisies lors de la signature. Pour aller un peu plus loin vous avez la possibilité d'utiliser un PDF Form comme modèle au moment de démarrer un circuit. Dans ce cas on utilise le module d'administration pour déclarer un formulaire. Les formulaires sont accompagnés de plusieurs fonctions additionnelles :
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- création du circuit des signatures (voir Gestion des circuits)
- création du PDF avec formulaire
- import dans Esupesup-signature
Création d'un PDF Form
Pour créer un formulaire et générer le fichier PDF et créer un formulaire, il est possible d'utiliser Libre Office. Il gère correctement la création de champs de formulaires (texte, cases à cocher,...) ainsi que la conversion au format PDF. La seule restriction concerne les champs signature. Pour palier au problème, l'université de Rouen utilise Master PDF Editor (payant), disponible pour Windows, Linux et Mac.
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Les champs doivent être configurés comme suit:
- Le nom . Esup(esup-signature utilisera ce nom comme identifiant du champ.)
- Cocher ou non "Obligatoire"
- Esup-signature gère les champs texte, texte multi-lignes, cases à cocher, radio boutons et liste déroulantes
- Dans la partie "Format" des champs texte, esup-signature reconnait les formats : Nombre et Date/Heure
- Toutes autres options n'auront aucun effet sur le comportement d' esup-signature
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Lorsque le formulaire PDF est terminé, il faut l'importer dans Esupesup-signature. Pour cela il faut aller sur "Admin" puis "Formulaire" puis cliquer sur le bouton bleu "+" et enfin sur l’icône PDF.
Vous devez saisir les informations suivantes :
- un nom (technique)
- un titre (affiché sur le bouton de création d'un nouveau document)
- sélectionner votre modèle PDF Form
- choisir la visibilité pour tous ou saisir les rôles pour définir qui peut accéder à ce formulaire
- choisir le type de pré-remplissage
- choisir un circuit qui aura été créé au préalable
Lorsque vous validez le formulaire, Esupesup-signature analyse le PDF Form et constitue la structure du formulaire. Vous avez aurez ensuite accès à la configuration des champs.
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On voit ici les propriétés modifiables des champ modifiableschamps, elle sont les suivante suivantes :
| Propriété | Fonction |
|---|---|
| Nom du champ | (non modifiable) |
| Description | apparaît au survol et lors du contrôle des champs requis |
| Type | text, checkbox, radio, date, time, number, select |
| Favorisable | si cette case est cochée, les données saisies dans ce champ seront proposées à l'utilisateur lors de la prochaine saisis |
| Requis | aux étapes concernées, les champs seront obligatoires |
| Lecture seule | verrouille le champ |
| Pré-remplissage | active la fonction de pré-remplissage du champ en fonction de l'utilisateur courant |
| Auto-complétion | active la fonction d'auto-complétion du champ en fonction de la saisie courante dans le champ concerné |
| Nom du service | choix du service utilisé lors du pré-remplissage ou de l'auto-complétion (esup-signature propose default et ldap nativement voir ci-après) |
| Type de donnée | sélection du "sous-service" utilisé lors du pré-remplissage ou de l'auto-complétion |
| Attribut retourné | nom de l'attribut retourné lors du pré-remplissage ou de l'auto-complétion |
| Étapes autorisées | numéro des étapes pour lesquelles les champs sont à remplir (le champ sera verrouillé à toutes les autres étapes) |
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| nom de l'attribut | description |
|---|---|
| day | numéro du jour |
| month | numéro du mois |
| year | numéro du l'année |
| date | date du jour |
| time | heure |
| dateTime | date et heure |
| currentUser | nom prénom de l'utilisateur courant |
| stepUsers | liste des mails des participants à l'étape courante |
| currentStepNumber | numéro de l'étape courante |
| id | id de la demande de signature |
Vous pouvez créer vos propre propres classes de données externes en implémentant le type "ExtValue" en reprenant DefaultExtValue.java par exemple.
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Pour pré-remplir ou auto-compléter un formulaire, Esupesup-signature se base une une classe de "pré-remplissage" du type "PreFill". D'origine Esupesup-signature est fourni avec la classe DefaultPreFill qui prend en charge les données externes de type DefaultExtValue et LdapExtValue. Ceci répond à une grande partie des besoins. Cependant, tout comme cela peut être le cas pour les workflows, il se peut qu'il soit nécessaire de calculer certaines données à pré-remplir spécifiquement pour un formulaire (donnée calculée en fonction de l'utilisateur courant par exemple).
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