Utilisation de Nuxeo à Rennes 1

Contexte : pourquoi un outil supplémentaire?

Qu'est-ce que Nuxeo apporte aujourd'hui en plus par rapport aux espaces de partages existants  (webdav, cifs, ftp...) ?

• Solution de remplacement pérenne du WebDAV- SLIDE
• Les métadonnées de description
• La manipulation et la recherche plus aisée des documents
• Le « lien universel »
• La gestion des versions des documents
• Des fonctions collaboratives plus intuitives
• Les nouveaux médias  (photos, documents multimédia, vidéos) peuvent trouver une solution avec Nuxeo
• Une intégration plus facile à l'ENT
• Une intégration possible (bien que non complète) au poste de travail

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• pas de maîtrise d'ouvrage encore clairement identifiée
• la dimension régionale teste à prendre en compte
• la réticence au changement des habitudes
• les usages sont encore peu connus dans l'établissement
• il y a eu de moyens au  service informatique pour accompagner à l'usage de la GED
• l’établissement

Comment organiser l'information ?

• 1 Un domaine par usage ?
• Un domaine par établissement géré ? (:  Rennes1, Ecole École de chimie, IEP)
• Un domaine pour les applications?:   "CVTheque", "diplomésdiplômés"
• Un domaine par type de documents ? (patrimoine numérique, domaine centré « métier » (gestion financière et comptable, gestion des étudiants, RH, etc .…...)
• les Les « documents de travail » et les  « documents validés » : la notion de publication de des documents
• les Les espaces de projets / les espaces de travail institutionnels

Les fonctionnalités mises en oeuvre

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Diverses façons d'accéder aux

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documents

L'accès se fait à travers l'ENT via des canaux iframe, ce qui est peu satisfaisant (nombreux effets de bord, manque de souplesse)

• tableau de bord "ancienne version" (la version "widget opensocial" ne s'affiche pas dans l'iframe))
• mini-sites de projet
• tableau de bord,
• documents validés,
• mini-sites,
• lien universel (esupversions) : publication et référencement ORI-OAI,
• lien d'édition en ligne déployé en interne au CRI,
• intranets (esup-webengine-intranets) des documents validés,
• raccourcis WebDAV sur le bureau ?  est-ce bien utile pour la GED ?
• bientôt portlet automation ? widgets Nuxeo personnalisés ?

Intégration

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SI

• Authentification:  shibboleth, et bientôt externe (par invitation),
• Groupes ldap (issus de Grouper) et shibboleth,
• Pas de stockage personnel individuel (déjà proposé par ailleurs)
• Deux espaces : « documents de travail » et « documents validés » consultables par un public plus nombreux,
• Backend de persistance pour CVThèque et ORI-OAI (via CMIS)
• Synchronisation FS file-system pour documents créés par BO Business Object (dev. local  « automation » )
• Affichage des contenus des intranets
• esup-webengine : lien universel et affichage de sites web zippés à la volée
• Référencement : onglet pour indexer un document dans  ORI-OAI

L'architecture d'exploitation

   "cluster" tomcat + cluster mysql + file sytem SAN

La démarche

Définir le

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périmètre

• documents administratifs de la recherche et des services : les premiers  "clients"“clients”
• autres types de documents bureautiques dans un second temps
• pas de service de contribution proposé aux étudiants pour l'instant
• proposer un plan de classement des documents cohérent avec le SI  

Démarche pilotée par les usages

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• on répond à un besoin clairement exprimé
• on essaie de donner une réponse « clé en mains »
• on généralise si possible

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• Liste de diffusion des contributeurs
• Amélioration de l'intégration dans l'ENT
• Formation aux « usages avancés » ?  oui, si on veut déléguer la gestion des droits, des espaces de travail, etc...
• Documentation : aide en ligne, manuel de formation
• Accompagnement  par les cellules de proximité 
• Mise en place d'une structure de correspondants par composante
• Support via le helpdesk

Premiers retours d'expérience

• Espaces projets du pôle "SI"  du service informatique : de plus en plus utilisé car répond à la nouvelle organisation du service
• Édition en ligne : encore des difficultés de déploiement , c'est un frein à l'usage de la GED
• Publication de documents (Compte-rendus des réunions internes au CRI, relevés de décision des conseils d'établissement) : Nuxeo devient l'outil privilégié
• Publication automatique de documents issus de BO : encore confidentiel mais pourrait être utilisé de façon plus intensive
• Backend pour les applications Diplomés, Cvthèque, ORI-OAI, dépôt des thèses :  CMIS quand tu nous tient !
• Espaces de projets ORI-OAI, Sifac , ... : très appréciés , le module invitation est très attendu , les wiki de projets ne sont pas à la hauteur des usages espérés
• De plus en plus d'espaces de projets collaboratifs impliquant les services communs ou centraux sont demandés

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• Intégration IFRAME dans l'ENT :
  • le drag&drop ne marche pas:  il provoque un arret  du plugin Nx ("plugin disable") , et le document est affiché dans le navigateur
  • la boite de dialogue ajax s'affiche hors écran : il faut descendre en bas de page pour la voir
  • les widgets opensocial Nuxeo (tableau de bord) ne s'affichent pas
• Edition en ligne :
  • installation pas toujours évidente, surtout sur des "vieux" postes de travail