...
| Info |
|---|
Bienvenue sur l'application Esup-Signature. Vous allez pouvoir créer des circuits de signature et signer des documents avec 3 niveaux de signature :
Le visa sera utile (lors des circuits de signatures) pour permettre à une personne de viser et donc de s'assurer qu'elle à a bien prit pris connaissance du document. La signature calligraphique ne s'applique qu'aux documents PDF. Elle permet d'apposer une image de la signature (configurée au niveau du profil utilisateur) sur un document. Ce n'est pas une signature électronique avec certificat. La signature électronique nécessite soit la présence d'un keystore dans le profil utilisateur, soit de disposer d'une clé cryptographique matérielle. (Dans l'interface on distinguera donc "signature électronique et signature avec clé matérielle") L'administrateur peut mettre à disposition des utilisateurs des circuits pré-définis ainsi que des formulaires à remplir. Dans ce cas vous les verrez apparaître directement sur l'interface principale. |
...
Connexion
En fonction des paramètres mis en place par le gestionnaire de l'application, vous devez choisir un modes de connexion puis saisir vos identifiants.
Utilisateurs internes
Les membres de l’établissement (agents, personnels, étudiants) se connectent via les mécanismes internes configurés : CAS ou Shibboleth. Une fois authentifié, l’utilisateur accède à son espace personnel :
liste des demandes à signer,
création de nouvelles demandes,
gestion du profil et des paramètres.
Utilisateurs externes
Lorsqu’une demande de signature est envoyée à une personne externe :
Le destinataire reçoit un email contenant le lien de signature.
En cliquant sur ce lien, il est redirigé vers Esup‑Signature et doit s’authentifier via l’une des méthodes sécurisées disponibles :
ProConnect pour les professionnels (agents publics, entreprises, consultants),
FranceConnect pour les particuliers (citoyens ou résidents),
Code SMS (OTP) en alternative si les deux premières méthodes ne sont pas disponibles.
Une fois authentifié, l’utilisateur externe peut signer le document pendant la durée de sa session.
ℹ️ L’adresse email utilisée pour se connecter doit être identique à celle ayant reçu l’invitation, sinon l’accès sera refusé.
🔒 Pour une sécurité optimale, il est recommandé de privilégier ProConnect ou FranceConnect plutôt que le code SMS.
...
Interface principale
...
Enfin c'est tout en bas de cet écran que vous pourrez configurer vos préférences en ce qui concerne les alertes mail.
...
Cycle de vie d'une demande de signature
Une page dédiée au sujet est disponible ici :
...
Signer un document (Auto signature)
Pour signer un document présent sur votre poste, vous pouvez utiliser le bouton "Auto signature" :
Vous pourrez choisir un document et un type de signature parmi "Signature calligraphique, signature électronique, signature avec clé matérielle" :
...
Lorsque tout est correct vous pouvez valider en cliquant sur le bouton vert et si besoin ajouter un commentaire avant de valider définitivement.
...
Les notifications
Lorsqu'une demande est envoyée, les destinataires sont prévenus étape par étape. Chaque fois qu'une étape d'un circuit est validée, les participants de l'étape suivante sont prévenus. A la fin du circuit le créateur de la demande ainsi que les personnes en copie sont notifiés de l'état final de la demande (Signé ou Refusé)
...
Demander une signature
Lorsque vous avez besoin de faire signer un document par une seule personne vous , vous pouvez utiliser le bouton "Demander une signature" présent sur interface principale
Comme dans le cas de "l'auto signature", vous devez choisir Vous pourrez ajouter un ou plusieurs document(s) et choisir un type de signature.
| Remarque |
|---|
Depuis la version 1.15, dans le cas ou vous avez plusieurs documents, le systeme va se comporter comme un parapheur. La demande comportera plusieurs onglets correspondant à chaque document. Au moment de la création vous pourrez choisir d'imposer la signature des tous les documents (dans ce cas si un document est refusé, tout le parapheur le sera aussi) |
Vous devrez aussi saisir le nom du/des signataire(s) (adresses emails pour les personnes non présentes dans l'annuaire).
| Remarque |
|---|
Vous pourrez saisir plusieurs noms. Dans ce cas il faudra choisir si vous voulez que toutes les personnes désignées doivent obligatoire signer ou si la signature d'une des personnes est suffisante |
Une fois la demande enregistrée, vous êtes redirigé vers l'interface de signatureEnfin vous pouvez envoyer directement la demande ou la consulter en mode brouillon. Dans ce cas précis, vous pourrez simplement consulter le document et surtout valider l'envoi à l'aide du bouton vertconsulter et/ou annoter le document puis envoyer définitivement le document.
...
Assistant de création d'une demande
...
- A signer
- Mes demandes envoyées (les demandes que vous avez crées en attente de signature)
- Mes demandes signées (les demandes que vous avez crées, signées par le/les destinataire(s))
- Mes demandes refusées
- Demandes que j'ai signées
- Demandes que j'ai refusées
- Signées en délégation (demande que vous avez signées en tant que délégué du signataire d'origine)
Signature en masse
Le système de signature en masse vise à automatiser la signature des demandes sélectionnées, indépendamment de leur type ou de leur statut. Cependant, sa capacité à traiter efficacement chaque demande dépend du type de signature requis, du statut du document concerné, ainsi que de la présence ou de l'absence d'un emplacement de signature prévu. Il est donc envisageable que certaines demandes ne puissent pas être prises en compte par le système de signature en raison de ces critères. À la suite de l'opération de signature en masse, un rapport détaillant les éventuelles erreurs rencontrées est automatiquement généré. Ce rapport permet de mettre en lumière les anomalies survenues pendant le processus de signature, offrant ainsi une trace transparente des événements et des éventuelles corrections à apporter.
...
Les délégations
| Info |
|---|
La fonction de délégation sera disponible en fonction des paramètres configurés par l'administrateur, ceci conformément à la politique de l'établissement en matière de sécurité informatique. |
...
Vous devrez ainsi saisir la liste des personne personnes à qui vous souhaitez déléguer vos droits. (Les dates de début et de fin sont facultatives)
...
| Remarque |
|---|
Avoir délégation sur le compte d'un autre utilisateur ne vous permet pas de modifier son profil |
...
Remplacements
Esup-signature permet de remplacer une personne par une autre. Cela peut être mis en place par une personne qui quitte l'établissement.
Cette opération se fait en deux étapes : mis en place de la redirection, transfère des demandes en cours.
Il faut saisir l'identification de la personne qui est remplacante. Les dates peuvent rester vides si la redirection est permanante.
Lorsque la redirection est en place il est alors possible de transférer toutes les demandes en cours
...
Les signatures électroniques
Signer avec un keystore
...
Esup-signature permet la signature avec support cryptographique eIDas (RGS** eIDAS) sous Linux, Windows et MacOs. Pour cela il faut installer l'application NexU Esup-DSS-Client sur le poste client (poste sur lequel on signe). Voir ici pour les détails techniques : Application NexU Esup-DSS-Client
Pour effectuer une signature électronique matérielle il faut que le type de signature sélectionne soit "Signature avec clé matérielle". Dès lors, au moment de la signature, une fenêtre vous indiquera si votre poste de travail exécute bien l'application NexUEsup-DSS-Client.
Si NexU Esup-DSS-Client n'est pas détécté :
Vous devrez régler le problème en installant ou démarrant NexU puis en actualisant la page. Voici ce que l'on doit obtenir :
...
En cliquant sur le bouton "Signer", le processus de signature matérielle va démarrer.
NexU Esup-DSS-Client se lance est vous demande de sélectionner une méthode de signature. Dans la plupart des cas il est conseillé de sélectionner OpenSC qui prendra en charge la plupart des materiels. Sous windows, le "magasin de certificats de windows" qui prendra en charge la plupart des materiels, devrait fonctionner correctement lui aussi.