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A défaut d'une documentation fonctionnelle et technique complète, nous vous proposons ici une série de questions / réponses autour d'EsupDematEC.

Nous tenterons de compléter cette FAQ au fur et à mesure des retours que nous aurons sur cette application. Toute aide / coopération autour de l'élaboration de la documentation et de cette FAQ est la bienvenue par ailleurs.

[Nouveau] Galaxie couvre maintenant les fonctionnalités jusque-là portées par EsupDematEC ?

A partir des campagnes 2019/2020, Galaxie a fait évoluer sa couverture fonctionnelle pour proposer la dématérialisation des envois de pièces justificatives des candidatures !

Les candidats doivent ainsi déposer les fichiers demandés sur l'application Galaxie elle-même. Les services RH y constituent également les comités de sélection. Les membres peuvent ainsi consulter les candidatures qui s'y rapportent.

Aussi en 2019/2020, seul le recrutement des ATER dans Galaxie n'est pas encore concerné par cette évolution, et EsupDematEC, en lien avec Galaxie, peut encore servir à palier ce manque.

EsupDematEC peut également continuer de servir pour les recrutements non gérés par Galaxie et où la procédure de recrutement telle que proposée peut convenir.

[Nouveau]

Quelle

Quelles sont les prochaines évolutions attendues d'EsupDematEC ?

EsupDematEC a été pensé et développé pour compléter la dématérialisation des procédures de recrutement des EC et ATER qui n'était pas complètement couverte par Galaxie.

Ainsi le pic d'usage d'EsupDematEC a été atteint l'année dernière en 2018/2019 (~ 50 établissements pour une centaine d'instances [estimation]). En 2019/2020 Galaxie a fait évoluer sa couverture fonctionnelle pour proposer la dématérialisation des envois de pièces justificatives des candidatures pour le 2nd Degré et les EC. En 2019/2020, EsupDematEC a encore permis à de nombreux établissements de dématérialiser ces envois de pièces justificatives des candidatures des ATER ; et dans le contexte de la crise sanitaire de la Covid-19, l'application a été encore plus précieuse pour chacun.

Nous attendons maintenant que Galaxie propose ces mêmes évolutions pour les ATER (ALTAIR), EsupDematEC ne servira alors plus aux recrutements opérés via Galaxie. Son périmètre d'usage originel ne sera ainsi plus d'actualité.
De fait son usage devrait alors se restreindre très fortement.
Au vu de l'usage de quelques établissements pour des recrutements spécifiques et non pourvus par Galaxie, EsupDematEC continuera d'être maintenu mais ne proposera sans doute plus d'évolutions fonctionnelles.

Est-ce qu'EsupDematEC s'intègre à un SI déjà en place, et de quelle manière ?

EsupDematEC est complètement étanche au Système d'Information en place.

Il n'y a pas d'authentification/identification CAS de prévu, pas d'intégration au LDAP, d'interconnexion avec un SI type PGI cocktail (application GRH), ou solution SIHAM de l'AMUE.

Au vu des évolutions de Galaxie et des évolutions d'usage d'EsupDematEC qui en résulteront (très forte baisse de l'usage), on n'envisage pas ce type d'évolutions.

Y a t'il une documentation fonctionnelle de l'application ?

Des documentations ont pu être faites en interne par des établissements ; nous tentons également d'en élaborer une de manière collaborative : n'hésitez pas à l'utiliser et à contribuer : Documentation fonctionnelle.
Il y a également cette FAQ, la page de présentation succinte sur esup-portail.org ainsi que les blocs d'aide en ligne disponibles dans l'application elle-même. 
Ces blocs d'aide doivent permettre d'utiliser EsupDematEC de manière intuitive à tous les niveaux : administrateur, super-manager, manager, membre de commission et candidat. 

Y a t'il un démonstrateur ou une plateforme de test ? Que fait exactement EsupDematEC ?

Nous n'avons ni démonstrateur, ni plateforme de test. Aussi nous vous encourageons à installer l'application. Celle-ci utilise les outils classiques Esup (maven, java) et elle s'installe rapidement.

L'installer vous permettra de tester l'application à blanc avec des fichiers Excel donnés en exemple (et disponibles via les blocs d'aide).
L'idée est ainsi de balayer les menus dans l'ordre et de voir ce qui est attendu, comment tout cela fonctionne ...

"Je n'ai pas Esup", est-ce que je peux installer EsupDematEC ?

OUI.

EsupDematEC est une application indépendante du SI et de ses briques : il n'y a pas de connexion avec LDAP, CAS, l'ENT EsupPortail, Apogée, Harpège, Cocktail, Nuxeo, etc.

EsupDematEC est soutenu par le consortium EsupPortail. Il s'appuie sur sa communauté et a été développé en utilisant les mêmes technologies que la plupart des outils EsupPortail (dont l'ENT) : java, spring (mvc, security, ...), maven, jpa, jquery, bootstrap, etc.

Est-ce qu'EsupDematEC est en production dans des établissements aujourd'hui ?

Plusieurs universités et écoles d'ingénieurs l'utilisent ou l'ont utilisé à la fois pour les recrutements d'Enseignants Chercheurs et d'Attachés Temporaires d'Enseignement et de Recherche, ou autres.

Mars 2014, on dénombrait déjà une petite quinzaine détablissements.

Courant 2017, on dénombrait plus d'une trentaine d'établissements qui ont opté pour cette solution, avec souvent plusieurs instances par établissement, ce afin de répondre à des besoins liés au recrutement des Enseignants-Chercheurs, des ATER, des Enseignants du second Degré, des vacataires ...

Courant 2018, c'était plus d'une quarantaine d'établissements qui l'utilisaient.

Au regard de l'évolution de la plateforme Galaxie qui propose maintenant directement les fonctionnalités de dématérialisation des envois de fichiers ("pièces justificatives") des candidatures, ce nombre devrait maintenant baisser.

Est-ce qu'EsupDematEC peut fonctionner sans Galaxie ?

Depuis la version 1.4.0 (décembre 2015), EsupDematEC peut fonctionner sans Galaxie (case à cocher dans le menu de configuration "Laisser la possibilité à un anonyme de se créer un compte en tant que candidat (fonctionnement sans Galaxie):").

En permettant aux candidats de s'inscrire directement dans EsupDematEC, vous changez le comportement de l'application :

  • Les imports des fichiers Galaxie ne sont plus nécessaires.
  • La création de postes se fait via l'interface par formulaire web (via le menu 'Liste des postes' le bouton 'Créer un nouveau poste' est rendu disponible suite à la configuration via la case à cocher décrite ci-dessus) et vous devez positionner pour chaque poste une date de fin de déclaration de candidature (qui remplace 'Date fin candidat' et 'Date fin candidat actif').
  • Les anonymes ont donc la possibilité de se créer un compte dans l'application pour candidater sur les postes ouverts (avec des dates de fin de déclaration de candidature strictement plus grandes que la date du jour).

Dans ce mode de fonctionnement, notez qu'EsupDematEC ne propose pas pour autant de formulaires avancés permettant au candidat de décliner son identité (date de naissance, diplômes, etc) comme peuvent le faire les applications Galaxie.
EsupDematEC permet simplement au candidat de saisir sa civilité, son prénom, son nom et son mail puis de déposer des fichiers à destination des services RH, membres de comités de sélection, jury ...



Colonne
width400px


Volet

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Extrait
Sommaire
maxLevel2
minLevel2




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Ces différents tags sont un outil visuel (codes couleurs) donné au gestionnaire pour gérer plus facilement les candidatures.

 


Il est à noter enfin qu'aucune synchronisation n'est faite entre les états de la candidature dans Galaxie et les états de la candidature dans EsupDematEC : une double saisie est donc à faire par le service DRH.

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Lorsque les candidats n'ont plus accès à l'application suite au dépassement de ces dates, leurs tentatives d'authentification échouent, le message "la date de clôture des dépôts est dépassée" apparaît.

Comment sont donnés les login / password par EsupDematEC ?

Les login correspondent aux mails des individus, ils sont

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Côté EsupDematEC, la commande Bash suivante vous permet d'importer en ligne de commande un fichier Excel Galaxie.

Bloc de code
languagebash
themeRDark
mvn clean compile exec:java -Dexec.args="importgalaxie /tmp/EXTETBF.xls" 

Certains Un certain nombre d'établissements ont en effet automatisé l'import des fichiers Excel Galaxie dans EsupDematEC. Pour ce faire, et en lien avec l'équipe technique de Galaxie, un dossier partagé est créé et Galaxie y dépose régulièrement les extractions qu'EsupDematEC importe grâce à la ligne de commande ci-dessus.ligne de commande ci-dessus.

En plus de cette ligne de commande, on peut proposer un accès ssh via un serveur ssh léger et spécifique (comme dropbear par exemple) sur un port particulier.
On créé et dédie un utilisateur à Galaxie pour qu'il puisse s'authentifier par clef ssh et réaliser un scp sur un répertoire spécifique dédié (par exemple /opt/galaxie-import/).
Puis ont peut passer par la configuration d'un incron pour prendre en compte tout fichier déposé dans ce répertoire : 

Bloc de code
languagebash
themeRDark
cat /etc/incron.d/galaxie-import 
/opt/galaxie-import IN_CLOSE_WRITE /root/import-galaxie.sh $#

Exemple de bash appelé par la tâche incron :


Bloc de code
languagebash
themeRDark
cat /root/import-galaxie.sh
#!/bin/bash
if [[ "$1" == *zip ]]
then
cd /opt/galaxie-import/ && unzip $1 &>> /var/log/demat-ater-import-galaxie.log
su - tomcat -c "cd /opt/demat-ater/ && mvn exec:java -Dexec.args=\"importgalaxie /opt/galaxie-import/${1/.zip/}/${1/.zip/.xls}\"" &>> /var/log/demat-ater-import-galaxie.log
fi

Les admin, manager et super-manager peuvent se connecter à EsupDematEC depuis l'extérieur de l'université?

...

Exemple d'une ligne crontab faisant un dump toutes les nuits (1H30) dans l'optique du passage d'un robot de sauvegarde dans le répertoire /var/lib/postgresql/backup/dematater-dump :


Bloc de code
languagetext
themeRDark
30 01 * * * postgres rm -rf /var/lib/postgresql/backup/dematec-dump && pg_dump -b -F d -f /var/lib/postgresql/backup/dematec-dump dematec

A noter que le répertoire cible du dump doit pouvoir supporter la taille du dump (~ équivalent à la taille de l'ensemble des fichiers de candidatures).

Info
titlerestauration

Pour restaurer une telle sauvegarde, et après avoir créé une base dematec vide, vous pouvez lancer une commande du type :

Bloc de code
languagebash
themeRDark
 pg_restore -d dematec /var/lib/postgresql/backup/dematec-dump

...



Nous devons archiver les candidatures pour une période de 5 ans*, que propose EsupDematEC ?

...

Depuis le répertoire source d'EsupDematEC on lance la commande ainsi : 

Bloc de code
languagebash
themeRDark
mvn clean compile exec:java -Dexec.args="archive /opt/archive-demat-ater-2013"

...

On vous propose de récupérer EsupDematEC par Git pour faciliter les mises à jour.
Dans ce cas là, assurez-vous alors de bien vous positionner sur le dernier tag d'EsupDematEC, et pas sur une version de développement encore instable.
Exemple de commande pour ce faire (on se positionne ici sur le tag  EsupDematEC-1.4.5 en nommant notre branche locale sous le nom de 'recrutement-ater') :

Bloc de code
languagebash
themeRDark
git clone https://github.com/EsupPortail/esup-dematec.git
git checkout -b recrutement-ater EsupDematEC-1.4.5 

...

Pour les mises à jour des versions majeures (entre 1.0.3 et 1.1.0 par exemple), il peut y avoir des opérations de mise à jour à effectuer au niveau de la base de données.
Pour ce faire, une commande batch est disponible, après avoir fait un pull sur la nouvelle version, vous pouvez lancer : 

Bloc de code
languagebash
themeRDark
mvn clean compile exec:java -Dexec.args="dbupgrade"

Pour une nouvelle campagne, vous pouvez aussi repartir d'une base de données vierge ... si vous voulez conserver les configurations (titre, textes mail, logos, ...) ainsi que les comptes admin et (super-)manager cependant, vous pouvez "nettoyer" votre base :

Bloc de code
languagebash
themeRDark
mvn clean compile exec:java -Dexec.args="deletedata"

...

Au niveau Apache, outre bien sûr les configurations du SSL  notamment, vous pourrez avoir une configuration contenant celà : 

Bloc de code
languagetext
themeRDark
    ProxyPass / ajp://localhost:8009/ ttl=10 timeout=1200 retry=1

    ExpiresActive On
    ExpiresByType text/css "access plus 3 hours"
    ExpiresByType text/javascript "access plus 3 hours"
    ExpiresByType application/javascript "access plus 3 hours"
    ExpiresByType image/gif "access plus 1 day"
    ExpiresByType image/png "access plus 1 day"
    ExpiresByType image/jpg "access plus 1 day"
    ExpiresByType image/jpeg "access plus 1 day"
    ExpiresByType application/x-shockwave-flash "access plus 1 day"
    ExpiresByType image/x-icon  "access plus 1 day"

    CacheRoot /var/cache/httpd/esup-dematec
    CacheEnable disk /resources/
    CacheDirLevels 2
    CacheDirLength 1

    AddOutputFilterByType DEFLATE text/html text/css text/javascript application/x-javascript application/javascript

...

Il faudra aussi penser à ajuster les paramètres de mémoire de Java ainsi par exemple : 

Bloc de code
languagetext
themeRDark
-Xms512m -Xmx512m


Le format du fichier que Galaxie envoie pour EsupDematEC n'est pas reconnu.

...

soffice (libreoffice) en ligne de commande peut parfois dépanner : 

Bloc de code
languagebash
themeRDark
soffice --headless --convert-to xlsx:"Calc MS Excel 2007 XML" fichier-galaxie-format-non-compris-par-esupdematec.xls

...