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Cette application s'appuie sur les données renseignées dans l'application nationale Galaxie. Pour que les utilisateurs puissent déposer leurs fichiers, il est donc nécessaire d'importer un fichier issu de Galaxie dans lequel on retrouve les informations personnelles des candidats (nom, coordonnées, situation professionnelles, etc.) ainsi que les postes auxquels ils souhaitent candidater. A l'heure actuelle, il n'existe aucun mécanisme permettant d'automatiser l'import de ce fichier : il est donc à la charge des gestionnaires de chaque établissement de procéder à cette manipulation d’importation de données.

>> Procédure détaillée pour l'importation de données

La procédure décrite ci-dessous doit être réalisée par une personne du service RH ayant les droits nécessaires dans l'application esup-dematec. Pour ajouter un gestionnaire ou ajouter des droits à une personne possédant déjà un compte, veuillez faire une demande à xxxxx@mon-univ.fr

1. Téléchargez le fichier Galaxie
   • Connectez-vous à l'application Galaxie pour générer et télécharger le fichier source
   • (FACULTATIF) … ou bien, téléchargez le fichier à cette adresse : https://dematec.mon-univ.fr/fichier . En effet, avec la collaboration des services techniques du Ministère, nous avons mis en place un système permettant de déposer deux fois par jour (à 6h40 et 13h40) le fichier issu de Galaxie sur un de nos serveurs.
2. Authentifiez-vous sur https://dematec.mon-univ.fr
3. Déposez le fichier :
   • cliquez sur Fichiers Excel Galaxie dans le menu principal de gauche
   • … puis sur Créer un nouveau “Galaxie Excel”
   • … puis sur Choisissez un fichier → là, sélectionnez le fichier que vous venez de télécharger
   • … puis sur Valider
   • ⇒ Si tout s'est bien passé, vous devriez voir le nom de votre fichier dans le tableau (cliquez sur l'intitulé Création pour classer les fichiers par date de dépôt). Si ce n'est pas le cas, veuillez immédiatement contacter l'administrateur technique (xxxxx@mon-univ.fr)
4. Générez les comptes des candidats (en supposant que l'étape précédente se soit bien déroulée)
   • cliquez sur Importation Galaxie dans le menu principal de gauche
   • si le fichier présente de nouveaux candidats (ou si un import précédent a échoué), vous aurez un encadré vous indiquant les éléments qu'il est nécessaire d'importer :
     • il vous suffit alors de cliquer sur le bouton Générer présent dans cet encadré (vous serez redirigé vers une page listant les résultats des imports)
     • pour vérifier que l'import se soit bien déroulé, vous pouvez :
       • contrôler que tous les derniers imports aient bien pour statut IMPORT SUCCESS dans l'historique (et non IMPORT FAILED)
       • retourner sur Importation Galaxie et vérifier qu'il ne vous liste plus d'élément à générer
     • ⇒ Si vous voyez qu'il y a eu une erreur lors de l'import, veuillez immédiatement contacter l'administrateur technique (xxxxx@mon-univ.fr)
   • si le fichier ne présente pas de nouveaux candidats, la procédure s'arrête ici.

     Info
     title Fréquence des imports
     Au lancement de la campagne de recrutement, on peut considérer qu'un import par jour est suffisant. Toutefois, pour que les candidats “retardataires” puissent déposer leurs documents dans de bonnes conditions, nous vous invitons fortement à augmenter le nombre d'imports quotidiens la semaine précédant la date butoir. (FACULTATIF) Dans ce cas là, il vous faudra télécharger le fichier source directement depuis Galaxie (généré au moment du téléchargement) et non plus utiliser celui mis à votre disposition sur nos serveurs (généré seulement 2 fois par jour à heure fixe).