Les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs.
Authentification & Accès
Q : Je n'arrive pas à me connecter
R :
- Vérifiez votre compte CAS/Shibboleth (celui utilisé habituellement)
- Pour les utilisateurs externes, vérifiez que l'email correspond exactement à celui de l'invitation
Q : Je suis un utilisateur externe, que dois-je faire ?
R : Vous avez reçu un email avec un lien de signature. Cliquez sur le lien, sélectionnez votre méthode d'authentification (ProConnect, FranceConnect ou SMS), authentifiez-vous, puis signez le document. Pas besoin de créer un compte.
Q : Ma session a expiré, que faire ?
R : Vous êtes automatiquement déconnecté après un certain temps d'inactivité (configuré par votre administrateur). Reconnectez-vous simplement.
Signatures & Documents
Q : Je peux signer avec plusieurs types de signature ?
R :
- Oui, si votre administrateur l'a configuré ainsi
- Vous pouvez choisir à : signature simple (pas de certificat), avancée ou qualifiée
- Attention : une signature simple ne peut pas suivre une signature avancée ou qualifiée
Q : Ma signature n'apparaît pas au bon endroit
R :
- Utilisez les boutons de zoom pour bien voir le document
- Faites glisser votre signature à la bonne position
- Ajustez la taille avec les petits carrés aux coins
- Assurez-vous que le document est un PDF
Q : Je peux changer d'avis après avoir signé ?
R :
- Non, une signature apposée est définitive
- Si vous devez corriger quelque chose, demandez au créateur de créer une nouvelle version
Q : Où est mon document après que je l'ai signé ?
R :
- Il continue dans le circuit (va à l'étape suivante)
- Vous le retrouvez dans "Demandes signées" du tableau de bord
- Le créateur peut le télécharger quand le circuit est terminé
Q : Un format Word/Excel/ZIP peut-il être signé visuellement ?
R :
- Non, l'image de signature n'existe que pour les PDF
- Pour Word/Excel/ZIP : seul le certificat peut être utilisé (pas d'image)
- Si vous avez besoin de l'image, convertissez en PDF d'abord
Certificats & Signatures Avancées
Q : Faut-il un certificat pour signer ?
R :
- Non pour les signatures simples (image uniquement)
- Oui pour les signatures avancées ou qualifiées
Q : Mon certificat a expiré, que faire ?
R :
- Obtenez un nouveau certificat auprès de votre autorité de certification
- Supprimez l'ancien dans vos paramètres
- Chargez le nouveau au format PKCS12
Q : Je n'ai pas Esup-DSS-Client installé, c'est grave ?
R :
- Vous pouvez quand même signer avec un certificat stocké dans votre profil (si équipé)
- Mais vous ne pouvez pas utiliser une clé matérielle sans Esup-DSS-Client
- Pour les actes critiques (marchés publics),Esup-DSS-Client + clé matérielle est obligatoire
Q : Où trouver de l'aide pour installer Esup-DSS-Client ?
R :
- Consultez le wiki Esup-DSS-Client
- Contactez votre support IT pour l'installation
Délégations & Remplacements
Q : Comment déléguer mes signatures ?
R :
- Allez dans "Autorisations" > "Délégations"
- Créez une délégation en spécifiant qui peut signer pour vous
- Vous pouvez limiter à certains circuits ou formulaires
- Vous pouvez ajouter des dates (début/fin)
Q : Si je délègue, qui signe réellement ?
R :
- Vous définissez le mode : soit le délégué signe avec sa propre signature, soit avec votre signature
- Dans tous les cas, c'est tracé : on sait qui a vraiment signé
Q : Quelle est la différence entre délégation et remplacement ?
R :
- Délégation : Temporaire, quelques jours/semaines (congé, absence)
- Remplacement : Long terme ou permanent (départ de l'établissement, changement de poste)
Q : Peux-je modifier le profil de quelqu'un en délégation ?
R :
- Non, la délégation ne donne accès qu'à la signature et création de demandes
- Vous ne pouvez pas modifier ses paramètres, signatures ou certificats
Circuits & Formulaires
Q : Je peux créer un circuit réutilisable ?
R :
- Oui avec la "Demande personnalisée"
- À la fin de la création, cochez "Enregistrer le circuit"
- Vous le réutilisez autant de fois que vous le souhaitez
Q : Je peux ajouter des favoris ?
R :
- Oui ! Cliquez sur l'étoile ⭐ à côté d'un circuit/formulaire
- Ils apparaissent sur votre page d'accueil pour accès rapide
Notifications
Q : Je reçois trop d'emails
R :
- Allez dans "Autorisations" > "Paramètres" > "Fréquence d'alerte"
- Choisissez : immédiat, quotidien, hebdomadaire, ou jamais
- Vous pouvez aussi cocher les cases par type de notification
Q : Je ne reçois pas de notifications
R :
- Vérifiez votre dossier spam/courrier indésirable
- Vérifiez vos paramètres de fréquence d'alerte
- Contactez votre administrateur pour vérifier la configuration
Données & Sécurité
Q : Qui peut voir mes documents ?
R :
- Les participants du circuit (créateur, signataires, observateurs)
- Les données restent sur les serveurs de votre établissement
Q : Pendant combien de temps les documents sont conservés ?
R :
- Selon la politique de rétention configurée par votre administrateur
- Esup-signature n'a pas vocation à conserver les documents ils doivent être extrait après à la fin du circuit
Q : Je peux télécharger mes documents signés ?
R :
- Oui, le créateur de la demande peut les télécharger quand le circuit est terminé
- Vous aussi pouvez les télécharger depuis le tableau de bord
Refus de Signature
Q : Je peux refuser une signature ?
R :
- Oui, cliquez sur le bouton "Refuser" (en rouge)
- Laissez un commentaire pour expliquer votre refus
- Le circuit s'arrête et le créateur en est notifié
Q : Qu'arrive-t-il après un refus ?
R :
- Le document est marqué comme "Refusé"
- Votre commentaire est visible par tous les participants
- Le créateur peut créer une nouvelle demande avec des modifications
Problèmes Techniques
Q : L'interface de signature met du temps à charger
R :
- C'est normal pour les gros PDF
- Attendez quelques secondes
- Si c'est récurrent, contactez votre support IT
Q : Je vois des erreurs de certificat
R :
- Vérifier votre certificat (pas expiré, format correct)
- Contactez votre support IT
Q : L'image ne s'affiche pas sur mon PDF
R :
- Assurez-vous que le PDF n'est pas bloqué/protégé
- Essayez une autre image de signature
Besoin d'aide supplémentaire ?
Avant de contacter le support :
- Consultez les pages appropriées de cette documentation
- Vérifiez votre configuration (paramètres, signatures, certificats)
- Essayez sur un autre navigateur (Chrome, Firefox, Safari)
- Actualisez la page (Ctrl+F5 / Cmd+Shift+R)
Pour contacter le support :
- Collectez les informations :
- Votre nom et email
- Navigateur et système d'exploitation
- Description précise du problème
- Capture d'écran si possible