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Si vous souhaitez contribuer à l'évolution d'EsupDematEC, proposer des idées, etc., vous pouvez vous abonner à la liste esupdematec-level pour en discuter : 
https://listes.esup-portail.org/sympa/info/esupdematec-devel

Cette page tente de reprendre les besoins et demandes d'évolution émanant des différents échanges que l'on a pu avoir avec différents établissements.

Recevabilité 

Actuellement EsupDematEC permet d'envoyer un mail automatiquement lorsqu'on marque le candidat comme auditionnable, cela permet ainsi de demander au candidat de déposer de nouvelles pièces : le dépôt lui étant à nouveau permis (suivant la date de fin de dépôt pour les candidats ausitionnables, date définie sur le poste considéré.

EsupDematEC ne permet pas d'envoyer un mail automatiquement lorsqu'on marque le candidat comme recevable ou non recevable ou encore si on ne le marque pas comme auditionnable. A voir si il faut faire évoluer celà (et comment), ou si on considère que cette communication, si elle doit avoir lieu, doit se faire hors d'EsupDematEC (par  courrier, par mailing, ...). 

Suivi et relances mails depuis l'appli 

(ENS Lyon) Faire le suivi & les relances par mail directement dans l'application (historisation des mails envoyés, modèles de mail pour relance, from configurable dans la partie administration) 

Mail à chaque dépôt.

(lille3, lorraine, rennes2) Proposer (option) un envoi de mail vers le candidat à chaque upload et suppression de fichiers dans une de ses candidatures.

Il manque en version 1.3.0 le mail à chaque suppression en plus de chaque envoi (upload).

Documents pré-remplis pour membres de commissions & Espace Poste

(lorraine) 

 Documents types complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par exemple:

  • - liste d'émargement-> sera OK via les tableaux Word en 1.6.0.

(Univ Artois)

Ajout de documents pré-remplis pour les membres de commission
- on rejoint la demande déjà formulée (mais ce serait bien d'utiliser plutot
des formats ouverts) pour les rapports 
- on ajoute l'avis motivé individuel (seulement pour le président de COS)
(cela rejoint la demande précédente de distinguer un rôle président de COS)

(Univ Poitiers

- possibilité de télécharger des documents types pour les comités de sélection
complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par
exemple les listes d'émargement, les rapports et tout autre document importés
par le super-manager. -> sera OK via les tableaux Word en 1.6.0.

Recevable / Non recevable - non traité ?

(URCA)  Lors du dépôt du fichier, le statut initial est soit "recevable", soit "non-recevable", ce qui peut porter à confusion. Que penses-tu d'un statut plus large par défaut de type "non traité" ?
-> sera OK en 1.6.0.

Renommage des fichiers

Renommage des fichiers déposés avec ue convention de nommage
- pour les rapports
(par exemple cosNumeroCOS-candidatIdentifiantCandidat-rapportNomRapporteur ...)
- et idéalement également pour les pièces déposées par les candidats

 

Rôle "président de comité"

 
(URCA) Distinguer le Président des autres membres du Comité (nouveau statut). Le Président de COS aurait des droits supplémentaires tels que : 
  • Modifier les caractéristiques du poste (membres, dates, ...)
  • Renseigner la date de début des auditions et du Comité (-> nouvelles données visibles pour les autres membres)
  • Déposer des PV, listes d'émargement, avis des candidats, voire effectuer le classement des candidats 

 -> en 1.5.0, la notion de président de comité a été introduite, avec un espace de partage par poste, sur lequel les présidents ont le droit de poster des documents (fonctionnalités à activer via le menu de configuration)

(Univ Artois)

 Ajout d'un rôle Président de COS
1). qui puisse avoir accès à la page de la liste des candidatures avec les
mêmes filtres que ceux de la page des gestionnaires RH (bien sur
restreintes à son COS) pour lui faciliter la gestion des dossiers et des
rapports (utilisation des filtres, export du zip avec tous les dossiers+rapports
etc) : cela ne modifie pas le fait que les membres du COS (dont le président)
doivent aller voir la mise à jour des dossiers individuels régulièrement
mais cela lui permet de récupérer facilement - en un seul clic - tous les
documents dont il a besoin à un moment donné (les rapports à la fin et les
dossiers au moment de la répartition par rapporteurs)

-> en 1.5.0, la notion de président de comité a été introduite, mais le listing des candidatures ne change pas en fonction de ce nouveau rôle.

Par contre depuis la 1.4.1, les membres de commission peuvent récupérer un fichier zip correspondant à une recherche de candidatures.  


2). qui puisse indiquer la répartition des candidatures aux rapporteurs (on
rejoint la demande déjà postée avec la possibilité pour les membres de pouvoir
filtrer ceux qui leur sont affectés)

-> ok en 1.5.0 (fonctionnalité à activer dans le menu de configurations)

(Univ Poitiers)

- possibilité de prévoir un rôle de président de comité de sélection avec des
fonctionnalités supplémentaires comme la répartition des dossiers candidats
aux rapporteurs et la possibilité de définir les candidats auditionnables
(engendrant l'envoi du mail) et de modification de la date des candidats
auditionnables dans le poste. Ce genre de rôle pourrait également être prévu
pour les correspondantes RH en composante, qui ont la charge d'envoyer les
convocations aux candidats et de dépôt des documents du comité de sélection.

-> ok en 1.5.0 (fonctionnalité à activer dans le menu de configurations) pour l'idée du président et de la répartition des dossiers

La définition des candidats auditionnables et des dates reste techniquement à la charge exclusive des gestionnaires cependant actuellement encore.

 

(Nice)

- possibilité donnée au président de choisir si les rapports sont visibles (aux membres de commission non propriétaires du rapport) ou non pour le poste de la commission qu'il préside.

 

(Univ Lorraine)
- serait-il possible de permettre, directement dans l'application, la création des commissions et de leur président par les utilisateurs de type Admin, SuperManager, Manager?
- serait-il possible d'ajouter en complément du mécanisme actuel de création des commissions en 2 étapes (Fichiers Excel Commission puis Importation Commission), la possibilité de
saisie directe dans l'application des données demandées dans les fichiers excel par l'utilisation de formulaires pour les utilisateurs de type Admin, SuperManager, Manager et Membre déclaré comme président?

- serait-il possible pour un président de commission ou pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager) de dupliquer les membres d'une commission sur une autre commission?

Pour chaque poste, pouvez-vous permettre aux utilisateurs dont le compte est de type Admin,SuperManager,Manager d'avoir accès à l'espace poste réservé aux présidents pour y déposer des documents avec possibilité de les supprimer (mais bien évidemment pas ceux déposés par le président)? → déjà le cas a priori ?

Extension des rôles / rôle Collégium

(Univ Lorraine)

Pour permettre un accès sélectif à l'application, serait-il possible d'introduire une gestion de profils d'utilisateur et de personnaliser chaque profil de façon à ce qu'il permette un accès ou non aux différents menus et fonctionnalités de l'application (introduction d'un mécanisme de gestion des droits applicatifs entièrement paramétrable par l'établissement).
Si cette gestion est trop compliquée à mettre en oeuvre, il faudrait à minima ajouter un profil Collégium (en plus de Admin, SuperManager et Manager déjà existant) qui permette uniquement la vision du descriptif de l'ensemble des postes.

Fonction "valider votre candidature" / verrouillage de la candidature

(Univ Poitiers)

 - possibilité de mettre en place un bouton "valider votre candidature" pour

les candidats, une fois qu'ils pensent avoir complété correctement leur
dossier. Une fois le dossier validé, les pièces du dossier seraient bloquées
et les gestionnaires pourraient voir le dossier candidat et l'étudier. Si le
dossier est incomplet, en le marquant comme vue mais incomplet, cela
débloquerait le dossier candidat que ce dernier pourrait modifier ensuite.

- possibilité de verrouiller le dossier d'un candidat quand il est jugé
recevable. Ainsi le candidat ne peut plus modifier les pièces déposées, mais
seulement en ajouter (cela reviendrait dans le principe, à la même chose que
les candidats auditionnables qui peuvent déposer de nouvelles pièces).

(Toulouse 1) Nous sommes favorable à un dispositif de ce style, permettant de "figer" non pas tout le dossier
mais uniquement les pièces qui lors du paramètrage sont identifiées comme faisant partie de la recevabilité administrative,
le candidat pouvant toujours modifier/ajouter les autres pièces sans modifier ce statut de recevable.

(Univ Nice) 

  • Les candidats nous demandent fréquemment d’avoir accès à un bouton « Valider la candidature » lorsque l’ensemble des pièces a été déposé. Actuellement les dossiers non encore complétés sont potentiellement étudiés par les services compétents alors que les candidats n’ont pas terminé leur préparation. 
  • Une fois le dossier noté recevable, il ne devrait plus être modifiable par le candidat. 
  • Lorsqu’une candidature a été modifiée, voir quels documents ont été depuis la dernière validation plutôt que reprendre l’ensemble des documents du dossier,
  • Les candidats ne voient pas le statut de leur dossier (recevable, non recevable, non classé),

Horodatage

(lille3) Permettre de relier EsupDematEC à un système d'horodatage ?

Stéphane => proposition Lille3

à étudier l'année prochaine ensemble avec les RSSI

Liste des candidatures 

(Univ Artois) Ajout d'un filtre pour les membres de COS afin de visualiser uniquement les candidats
retenus pour l'audition

-> OK en 1.5.0

(Univ Poitiers)

- possibilité d'ajouter les commentaires dans l'extraction des candidatures
et / ou de faire un filtre par commentaire dans l'onglet liste des
candidatures. →en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' 
- possibilité d'ajouter un statut de dossier et une couleur pour tous les
dossiers vides (ou de pouvoir remettre les dossiers "marqués comme vus" en
"non vus").  en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' (pas de code couleur associé pour autant) ... peut-être est-ce suffisant ici aussi ?

(Univ Nice) Ajouter un état dossier incomplet et surtout en notifier le candidat en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' (pas de mail auto cependant) ... peut-être est-ce suffisant ici aussi ? 

Répartition (ou détection) des dossiers de candidature par rapporteur 

Permettre la répartition des dossiers par rapporteur.

L'idée serait de pouvoir désigner les rapporteurs et d'ajouter un écran n'affichant que les candidatures en charge.

-> OK en 1.5.0

(Toulouse 1) Nous avons à peu près la même demande, mais sans forcément modifier le comportement de l'application, juste l'affichage.
l'idée est la suivante, à partir d'un import csv, les
candidats associé à un rapporteur seraient affichés avec un couleur différente.

-> OK en 1.5.0

Zone de commentaire pour gestionnaires

(Univ Artois) Possibilité d'insérer une zone de commentaires sur chaque candidature uniquement à destination des gestionnaires RH (ou de restreindre la zone prévue pour les discussions avec les membres du COS aux seuls gestionnaires RH)

(Univ Nice) Le champ « commentaire » est mis à disposition des comités de sélections, il serait utile que les services administratifs puissent eux aussi disposer d’une zone de ce type afin d’annoter les dossiers en cours de traitement Pour les managers, modifier l’ordre des blocs commentaires éventuels et gestion de la candidature. Le premier étant inutilisé ou presque alors que le second est indispensable.  en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' , les tags sont visibles des membres cependant

Gestion des candidatures supprimées dans Galaxie

(Univ Artois) Le gestionnaire pourrait indiquer lors de l'import s'il est complet ou partiel. S'il est complet, ajouter dans le champ <<synchronisation Galaxie>> une valeur <<Candidature non-trouvée dans galaxie>> pour les candidatures qui ne figurent plus dans le nouveau fichier.

Export Excel du suivi des candidatures.

 

Renforcement des filtres

(Lille 3)

Avoir la possibilité de faire un filtre sur le nom dans les rubriques suivantes :

- utilisateurs (filtre sur nom) -> OK 

- actions sur fichiers (filtre sur nom utilisateur) -> OK dans la future 1.6.0

- authentification (filtre sur nom utilisateur)

- mails

- liste des candidatures-> OK (recherche libre avec noms)

(Univ Poitiers)

- possibilité de faire une recherche par nom dans les différents onglets de
l'application et notamment dans la liste des candidatures.

> ~ ok dans les dernières versions a priori.

Extractions

(Univ Lorraine)

 

Dans le cadre d'extraction des documents saisis sur l'application :
- pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager), pouvez-vous prévoir une procédure d'extraction dans un seul zip de tous les documents saisis par l'ensemble des présidents sur leur page poste?
- pour un président de commission ou pour les autres membres de la commission, pouvez-vous prévoir une procédure d'extraction dans un seul zip de tous les documents saisis par ce président sur sa page poste?

> Export zip en 1.6.0

Détecter les documents identiques

 (Toulouse 1)  Lors d'une campagne de recrutement qui concerne plusieurs postes du même CNU sans profil, le candidat dépose un ensemble de documents qui n'ont pas vocation à être différentes d'un poste à l'autre.

Cela signifie donc pour les gestionnaires RH et pour les rapporteurs, d'aller examiner tous les documents sur tous les postes. Cela fait un travail répétitif et sur un grand établissement avec de nombreux
recrutements cela représente un volume de travail assez conséquent.

Voici une solution que nous avons imaginé mais peut être en avez-vous une de meilleure, toujours dans l'esprit de modifier le moins possible le comportement de l'application.

Lors du téléchargement d'un document sur une candidature sur un poste, un Hascode est calculé et stocké en BD. Lors de la consultation des pièces d'un candidat, afficher alors
à la suite du document, la liste des postes dans lesquels on retrouve le même Hascode, et donc le même fichier. Permettant alors au gestionnaire ou au rapporteur de ne pas aller
systématique ouvrir les documents dans les autres postes, puisque ce sont les mêmes.

Configurations textes IHM

(EPHE Sorbonne)  Au même titre que pour les candidats ou les membres, serait-il possible que le texte d'accueil soit également paramétrable lorsque l'on se connecte en admin ?

(EPHE Sorbonne) Est-il possible d'entrevoir que les noms des menus puissent être adaptables/modifiables via la configuration ?

(EPHE Sorbonne)  Serait-il possible, lorsque un membre se connecte, qu'il ne voit pas dans les candidatures (liste ou détail) les adresses mail des candidats pour plus de confidentialité ? (idéalement paramétrable ?)

Annulation candidatures

(EPHE Sorbonne) Si un candidat s'est trompé lors du choix du ou des postes sur le(s)quel(s) il souhaite postuler, il n'a plus moyen d'y revenir. Serait-il possible de lui permettre d'ôter sa candidature si cette dernière ne contient aucun document ?

→ok en (future) 1.6.0

Candidatures lauréates - mail avec pièce attachée

(ENSAM) Possibilité de joindre un fichier au mail envoyé lorsqu’une candidature est marquée comme Lauréate par un manager. Le fichier serait générique à tous les candidats.

 

Classements candidats

 

(Univ Lorraine)

 

  • Serait-il possible d'ajouter une gestion des classements des candidats par les membres présidents des comités (coordonnateurs) à l'issue du traitement des dossiers par la commission et avant la saisie des lauréats?
    • saisie/modification des classements
    • édition des classements (document pdf pour signature des présidents)
    •  extraction excel des classements
       en (future) 1.6.0 ajout des tags
  • dans le cadre d'une gestion des classements :
    • serait-il possible pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager) d'avoir une extraction excel des candidats classés par poste.
    • serait-il possible d'introduire une gestion du suivi de prise de contact téléphonique entre la DRH et les candidats classés.

Pour chaque candidat classé, pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager), prévoir la possibilité de définir un état de suivi, d'associer une date à cet état et en fonction de cet état pouvoir gérer l'envoi de mail au candidat (le texte associé au mail devant être paramétrable par la DRH puis modifiable avant envoi).
Ces états et dates devraient être visibles par tous les membres d'une commission (Un code couleur pourrait éventuellement être associé à chaque état).
Les valeurs de cet état seraient :

  • 0 - aucune prise de contact
  • 1 - prise de contact téléphonique en échec
  • 2 - acceptation
  • 3 - refus
  • 4 - attente de confirmation

 en (future) 1.6.0 ajout des tags


Les types de mail associés aux états seraient :

  1. mail d'information signifiant au candidat qu'il est classé et demandant de nous confirmer la prise de poste
  2. mail de confirmation de l'acceptation au candidat
  3. mail de confirmation du refus au candidat
  4. mail de relance avec délais

 en (future) 1.6.0 ajout des tags


(Univ Nice) Serait-il possible d'ajouter une gestion des classements des candidats par les membres présidents des comités (coordonnateurs) à l'issue du traitement des dossiers par la commission et avant la saisie des lauréats?
Serait-il possible d’avoir un mini tableau de bord de suivi du traitement des dossiers de ce style :

 

en (future) 1.6.0 ajout des tags qui peut permettre d'ajouter un tag 'classement' donc ; possibilité de réutiliser les tags dans un export word 'tableau' - mais le mini-tableau de bord donné ci-dessus n'est pas réalisable pour autant avec uniquement ces modifications ...

Authentification 

(Univ. La Rochelle) Nous avons une notion d'email court/long dans notre établissement (pnom@univ-lr.fr / prenom.nom@univ-lr.fr) et avons instauré l'utilisation de l'email long pour se connecter à Dematec. Néanmoins, des membres de commissions continuent à utiliser l'email court et évidemment, ne peuvent se connecter. Sommes-nous le seul établissement dans ce cas ? Serait il possible de définir plusieurs identifiants pour un même utilisateur ?

 

 

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