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Ce document explique la démarche projet du consortium ESUP-Portail.

Rappels sur la vie des projets

La place d'un projet dépend de son degré de maturation et des garanties offertes par le projet.

L'incubateur

L'incubateur de projet est le passage obligé pour tous les projets distribués ou présentés par le consortium.

Les projets de l'incubateur n'offrent pas les garanties offertes par les projets du dépôt officiel (voir ci-dessous).

Les projets de l'incubateur n'ont pas tous vocation à en sortir et intégrer le dépôt officiel. L'incubateur peut ainsi être utilisé pour faire connaître leur développements et ainsi participer à la mutualisation des efforts dans le cadre du consortium.

Le dépôt officiel

Le passage d'un projet de l'incubateur au dépôt officiel se fait par demande des responsables du projet à la coordination technique du consortium et est est accordée dès lors qu'il est jugé suffisamment mature (1 an d'exploitation dans 2 établissements ou 2 ans dans 1 établissement) et offre les garanties suivantes :

  • intégrité des systèmes
  • continuité de fonctionnement
  • cohérence de l'environnement

Comment le consortium soutient-il les projets ?

Communication

Le consortium aide à la publicité des projets :

  • par les annonces dans les listes générales du consortium
  • par des présentations lors des ESUP-Days
  • par l'affichage sur le site web du consortium

Outils et méthodes

Les outils de gestion et de suivi de projet préconisés par le consortium sont ceux mis à la disposition de notre communauté par le CRU (SourceSup).

Des listes de diffusion propres aux projets peuvent être créées dans le domaine esup-portail.org.

Les projets peuvent également disposer d'un espace collaboratif au sein du wiki www.esup-portail.org.

En adoptant les méthodes de développement (esup-commons) soutenues par le consortium, les établissements peuvent facilement bénéficier du support des autres développeurs de la communauté

Conseil

La coordination technique du consortium peut conseiller les responsables de projets, sur les plans technique et stratégique (choix technologiques, outils de développement, ...).

Aide financière

Des aides financières peuvent être accordées aux établissements membres s'engageant dans une démarche de mutualisation pour l'ensemble ou une partie de la communauté.

Comment un projet peut-il bénéficier d'une aide du consortium ?

La demande d'une aide au consortium par un de ses membres se fait auprès du chef de projet du consortium.

L'accord d'une aide est décidée par le Comité de Direction du consortium en fonction :

  • de l'intérêt stratégique du projet pour le consortium
  • de la consistence technique du dossier présenté (après avis de la coordination technique)

Voir : Modèle de demande d'aide

L'accord d'une aide à un projet est enterriné par la signature d'une convention entre l'établissement porteur du projet et le consortium.

Quels sont les engagements de l'établissement porteur du projet ?

Les engagements de l'établissement porteur du projet vis-à-vis de la communauté sont détaillés dans la convention. Ils concernent notamment les points ci-dessous.

Cahier des charges

Il doit être détaillé, en terme de fonctionnalités, moyens techniques et humains mis en oeuvre et planning.

Il doit notamment préciser les dates de livraison des intermédiaires (maquettes, pilotes).

Technologies, outils et méthodes

Le technologies, outils et méthodes utilisés pour mener à bien le projet doivent être celles préconisées par la coordination technique du consortium.

Documentation

La documentation du projet doit se décliner en manuels pour les administrateurs (exploitants), utilisateurs et développeurs. Elle doit être collaborative (wiki).

Respect du planning

La planning prévisionnel du projet doit être respecté, notamment en ce qui concerne tous les livrables.

Pérennisation du projet

La vocation d'un projet aidé est de sortir de l'incubateur et d'intégrer le dépôt officiel, ce qui implique des garanties (intégrité des systèmes,continuité de fonctionnement,cohérence de l'environnement).

L'établissement doit également s'engager sur la maintenance du projet après la livraison de la version finale.

Comment se passe le suivi du projet ?

Le suivi du projet est régi par la convention, qui précise notamment la composition d'un Comité de Suivi chargé de suivre l'avancement du projet.

Le comité de suivi est composé au minimum de :

  • Le responsable du projet, de l'établissement porteur
  • Un responsable technique, d'un des établissements qui participent au projet
  • Un référent fonctionnel du consortium, nommé par le Comité de Direction du consortium
  • Un référent technique du consortium, membre de la coordination technique et également nommé par le Comité de Direction du consortium

Le Comité de Suivi se réunit à intervalle régulier (typiquement tous les deux mois) et rend compte de l'avancement au Comité de Direction du consortium.

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