L’application ESUP-SyGAL, « Système de Gestion et d’Accompagnement doctoraL », est développée par la DSI de l’Université de Caen Normandie, en partenariat avec les services de la recherche et les bibliothèques des quatre établissements normands inscrivant des doctorants (Universités de Caen Normandie, Rouen Normandie et Le Havre Normandie et INSA Rouen Normandie) et d'autres écoles doctorales membres du consortium ESUP.
La page d’accueil de ESUP-SyGAL est accessible à toute personne et présente la politique doctorale en Normandie, des informations utiles sur les écoles doctorales et un guide de la thèse. Les actualités doctorales et des ressources vidéo sur le doctorat sont également accessibles sur cette page (MT180s, cérémonie de remise des diplômes de doctorat …).
L’accès aux autres services proposés par ESUP-SyGAL est conditionné à une connexion préalable via des identifiants académiques.
Interopérable avec les logiciels Apogée et Physalis (Cocktail) des établissements inscrivant en doctorat, ESUP-SyGAL propose aux différents acteurs du parcours doctoral une vision globale et dynamique des thèses passées et en cours.
Les informations collectées, permettant des consultations et l’édition de statistiques sont :
Ces extractions permettent de répondre au plus vite à partir de données fiables aux enquêtes ministérielles(SIREDO), aux indicateurs HCERES, mais aussi pour effectuer des suivis administratifs.
ESUP-SyGAL offre aux doctorants un outil interactif avec les services des pôles doctoraux et les écoles doctorales en permettant une gestion dématérialisée des différentes étapes de la thèse.
Les doctorants peuvent consulter en temps réel les informations liées à l'enregistrement de leur inscription. Ils peuvent ainsi demander la modification de leur sujet de thèse en fonction de son évolution, vérifier l'enregistrement d'un éventuel changement de direction de thèse. Ils voient l'enregistrement de leur composition de jury de soutenance de thèse et déposent directement leur manuscrit en ligne pour l'archivage. À terme, ils pourront suivre les offres de formations doctorales et s'y inscrire, mais aussi constituer leur comité de suivi individuel annuel de thèse et compléter leur rapport d'activité annuel.
Les procédures en production sont :
le dépôt et le retraitement éventuel de la version dématérialisée de la thèse : Un mois avant leur soutenance de thèse les doctorants doivent déposer leur manuscrit de thèse en ligne pour son archivabilité. Ils sont prévenus par un mail automatique de l'application ESUP-SyGAL de la validation de leur proposition de jury de soutenance de thèse par la direction de leur établissement, et de son enregistrement dans Apogee ou Physalis par les pôles doctoraux. Le dépôt du manuscrit en ligne leur est alors proposé par ESUP-SyGAL, qui vérifie son archivabilité sur STAR et propose le cas échéant un retraitement du fichier, puis la page de couverture de la thèse est automatiquement générée par l'application. Les doctorants procèdent à l'archivabilité de leur manuscrit, l'enregistrement de leur résumé en français et en anglais, la saisie de leurs mots clefs... Ils choisissent les modalités de mise en ligne de leur manuscrit (autorisation, demande d'embargo, refus sur motif...), puis informent de leur disponibilité à la bibliothèque universitaire pour enregistrer leur version dématérialisée dans les applications nationales et déposer un exemplaire papier pour l'établissement de soutenance.
Ce dépôt est un préalable et conditionne l'autorisation de soutenance délivrée ensuite par la direction de l'établissement au vu des pré-rapports de soutenance.
l'organisation de la soutenance de la thèse
Au minimum deux mois avant la date de soutenance de thèse, le doctorant complète en ligne son dossier de proposition de soutenance. Il indique l'intitulé exact de la thèse soutenue, la date, l'horaire et le lieu de soutenance. Les noms, statuts et établissements employeurs des rapporteurs et des membres de leur jury de thèse. Il indique s'il y a des demandes de visioconférence, et gère les délégations de signature. L'application ESUP-SyGAL permet de vérifier au fur et à mesure des enregistrements la validité du jury de soutenance, en fonction du nombre de personnes de rang A, d'extérieurs et de mixité attendue.
Cette proposition de soutenance est validée en ligne par le doctorant, la direction de la thèse, puis par l'Unité de recherche et l’École Doctorale. En cas de désaccord, le dossier doit être modifié. En cas d'accord, le pôle doctoral est informé de la soutenance et édite la proposition de jury de soutenance à faire valider par la direction de l'établissement.
Les rapporteurs sont informés qu'ils doivent déposer dans l'application ESUP-SyGAL leur rapport et avis de soutenance, ainsi que leur engagement d'impartialité, pour permettre l'autorisation de la soutenance par la direction de l'établissement.
le rapport annuel :
ESUP-SyGAL permet aussi de gérer la mise en place d'un rapport annuel unique pour chaque doctorant. Ce rapport annuel a pour objectif de d'aider le doctorant à valoriser ses compétences et sa formation afin de favoriser son insertion professionnelle. Ce rapport annuel résume les activités scientifiques, les formations suivies, les productions scientifiques de l’année universitaire, et permet d’y faire figurer l’avis motivé du directeur de thèse et l’avis du Comité de Suivi Individuel de Thèse, afin d'envisager l'autorisation de réinscription pour l'année à venir.
Les procédures en cours de développement sont :
la formation doctorale :
L'application ESUP-SyGAL permettra à terme de gérer les formations doctorales mutualisées et la formation à la mission d'enseignement communes au sein des établissements membres de Normandie Université, ainsi que les formations spécifiques organisées par les écoles doctorales. Il sera possible pour les pôles doctoraux d'informer les doctorants du plan de formation, de gérer les inscriptions, les questionnaires de satisfaction, et la délivrance des attestations de suivi. De son coté, le doctorant pourra être informé des formations ouvertes avec le nombre de places et les prérequis attendus, et il pourra s'inscrire directement en ligne.
Les procédures envisagées sont :
le comité de suivi individuel de thèse :
ESUP-SyGAL va permettre d'organiser et de suivre l'organisation et la tenue des Comités de suivi individuel de thèse pour chaque doctorant. le comité de suivi individuel de thèse veille au bon déroulement du cursus doctoral. Il évalue notamment les conditions de la formation du doctorant et les avancées de sa recherche. ESUP-Sygal permettra de répertorier, pour chaque doctorant, les comptes-rendus annuel de son comité de suivi et les décisions sur le déroulement de sa thèse.
La connexion à l'application PEGASE du projet PC-SCOL.
Internationalisation de l'application pour simplifier la vie des doctorants, encadrants et rapporteurs de thèse.
ESUP-SyGAL est aussi un lieu d'archivage dématérialisé pour les pôles doctoraux et bibliothèques. Les pôles doctoraux déposent dans ESUP-Sygal les pré-rapports autorisant la soutenance, le procès verbal de soutenance, le rapport final de soutenance, la convention de mise en ligne du manuscrit de thèse, les éventuelles conventions de confidentialité... Cela permet d'avoir un archivage dématérialisé dans chaque page étudiant. De même les bibliothèques universitaires peuvent suivre le résultat d'une soutenance de thèse et l'avis de reproduction accordé par les membres d'un jury de thèse, ainsi que les différentes versions du manuscrit de thèse déposé en fonctions des potentielles modifications attendues.
Il est prévu aussi que ESUP-SyGAL offre aux pôles doctoraux et bibliothèques des espaces de dépôt de documents communs : formulaires, documents décrivant les bonnes pratiques, mais aussi des procédures administratives communes pour les quatre établissements.