Utilisation de Nuxeo à Rennes1

Contexte : pourquoi un outil supplémentaire?

Qu'est-ce que Nuxeo apporte aujourd'hui en plus par rapport aux espaces de partages existants  (webdav, cifs, ftp...) ?

• Solution de remplacement pérenne du WebDAV- SLIDE
• Les métadonnées de description
• La manipulation et la recherche plus aisée des documents
• Le « lien universel »
• La gestion des versions des documents
• Des fonctions collaboratives plus intuitives
• Les nouveaux médias  (photos, documents multimédia, vidéos) peuvent trouver une solution avec Nuxeo
• Une intégration plus facile à l'ENT
• Une intégration possible (bien que non complète) au poste de travail

Quels sont les freins identifiés ?

• pas de maîtrise d'ouvrage encore clairement identifiée
• la dimension régionale teste à prendre en compte
• la réticence au changement des habitudes
• les usages sont encore peu connus dans l'établissement

Comment organiser l'information ?

• Un domaine par usage
• Un domaine par établissement géré:  Rennes1, École de chimie, IEP
• Un domaine pour les applications:   "CVTheque", "diplômés"
• Un domaine par type de documents ? (patrimoine numérique, domaine centré « métier » (gestion financière et comptable, gestion des étudiants, RH, etc ....)
• Les « documents de travail » et les  « documents validés » : la notion de publication des documents
• Les espaces de projets / les espaces de travail institutionnels

Les fonctionnalités mises en oeuvre

Diverses façons d'accéder aux documents

L'accès se fait à travers l'ENT via des canaux iframe, ce qui est peu satisfaisant (nombreux effets de bord, manque de souplesse)

• tableau de bord "ancienne version" (la version "widget opensocial" ne s'affiche pas dans l'iframe))
• mini-sites de projet,
• lien universel (esupversions) : publication et référencement ORI-OAI,
• lien d'édition en ligne déployé en interne au CRI,
• intranets (esup-webengine-intranets) des documents validés,
• raccourcis WebDAV sur le bureau ?  est-ce bien utile pour la GED ?
• bientôt portlet automation ? widgets Nuxeo personnalisés ?

Intégration SI

• Authentification:  shibboleth, et bientôt externe (par invitation),
• Groupes ldap (issus de Grouper) et shibboleth,
• Pas de stockage individuel (déjà proposé par ailleurs)
• Deux espaces : « documents de travail » et « documents validés » consultables par un public plus nombreux,
• Backend de persistance pour CVThèque et ORI-OAI (via CMIS)
• Synchronisation file-system pour documents créés par Business Object (dev. local  « automation » )
• esup-webengine : lien universel et affichage de sites web zippés à la volée
• Référencement : onglet pour indexer un document dans  ORI-OAI

L'architecture d'exploitation

   "cluster" tomcat + cluster mysql + file sytem SAN

La démarche

Définir le périmètre

• documents administratifs de la recherche et des services : les premiers  "clients"
• autres types de documents bureautiques dans un second temps
• pas de service de contribution proposé aux étudiants pour l'instant
• proposer un plan de classement des documents cohérent avec le SI  

Démarche pilotée par les usages

• on répond à un besoin clairement exprimé
• on essaie de donner une réponse « clé en mains »
• on généralise si possible

Coexistence avec autres solutions de stockage

• l'utilisateur doit savoir quand la GED est adaptée à son besoin et quand il lui  faut du stockage "pur"

Les moyens

• Liste de diffusion des contributeurs
• Amélioration de l'intégration dans l'ENT
• Formation aux « usages avancés » ?  oui, si on veut déléguer la gestion des droits, des espaces de travail, etc...
• Documentation : aide en ligne, manuel de formation
• Accompagnement  par les cellules de proximité 
• Mise en place d'une structure de correspondants par composante
• Support via le helpdesk

Premiers retours d'expérience

• Espaces projets du pôle "SI"  du service informatique : de plus en plus utilisé car répond à la nouvelle organisation du service
• Édition en ligne : encore des difficultés de déploiement , c'est un frein à l'usage de la GED
• Publication de documents (Compte-rendus des réunions internes au CRI, relevés de décision des conseils d'établissement) : Nuxeo devient l'outil privilégié
• Publication automatique de documents issus de BO : encore confidentiel mais pourrait être utilisé de façon plus intensive
• Backend pour les applications Diplomés, Cvthèque, ORI-OAI, dépôt des thèses :  CMIS quand tu nous tient !
• Espaces de projets ORI-OAI, Sifac , ... : très appréciés , le module invitation est très attendu , les wiki de projets ne sont pas à la hauteur des usages espérés
• De plus en plus d'espaces de projets collaboratifs impliquant les services communs ou centraux sont demandés

Développements périphériques

Section Explorer

C'est un développement webengine minimum afin de monter en compétence sur le développement webengine.

Le but est de faire une document minimale pour débutant : TODO

Le SVN du projet : https://subversion.cru.fr/esup-ecm/se/

Connecteur Moodle - ORI-OAI

Développement du CIRM de Rennes 1 dans le but de simplifier la relation Moodle - ORI-OAI.

Ce développement php utilise une librairie CMIS afin de pouvoir interagir avec ESUP-ECM

Page d'information sur le site ORI-OAI : Connecteur Moodle - ORI-OAI

Application de gestion des inscriptions

Cette application java esup-commons utilise CMIS pour stocker les pièces justificatives dans ESUP-ECM.

la technique utilisée est décrite ici .

Remarques diverses

Les trucs et astuces

• Pour publier plusieurs documents d'un seul coup:
  • sélectionner les documents, puis cliquer sur "ajouter à mon lot de documents"
  • se positionner dans l'espace de publication cible
  • cliquer sur le bouton "publier ici" de "Mes documents"

Ce qui manque

• Besoin d'un mécanisme de "bookmark" pour accélérer l'accès aux espaces de travail favoris

Les dysfonctionnements

• Intégration IFRAME dans l'ENT :
  • le drag&drop ne marche pas:  il provoque un arret  du plugin Nx ("plugin disable") , et le document est affiché dans le navigateur
  • la boite de dialogue ajax s'affiche hors écran : il faut descendre en bas de page pour la voir
  • les widgets opensocial Nuxeo (tableau de bord) ne s'affichent pas
• Edition en ligne :
  • installation pas toujours évidente, surtout sur des "vieux" postes de travail