Portlet Stage-Emploi version 1.0.1Administration de l'application de gestion des stages et des offres d'emploi |
Cette application est conçue pour être intégrée dans l'ENT (Environnement Numérique de Travail) de votre établissement , elle offre différents modules et permet notamment
L'administration de l'application s'appuie sur la notion de centre de gestion.
Un centre de gestion est un service ayant en charge la gestion des conventions de stage et des offres de stage et d'emploi au sein de l'université. Plusieurs centres de gestion pourront être définis pour une université dans le cas où la gestion des conventions et des offres est faite de façon décentralisée dans chaque UFR ou département par exemple.
L'administrateur principal de l'application (défini dans le fichier de configuration général de l'application) crée le ou les centre(s) de gestion , ainsi que le(s) administrateur(s) de chacun de ces centres.L'administrateur de chaque centre de gestion peut ensuite y rattacher les personnels et définir si nécessaire les critères de gestion du centre.
Dans le cas où il existe plusieurs centres de gestion dans l'établissement, ces critères sont utilisés par l'application pour effectuer le rattachement automatique des conventions de stage lors de leur création . Dans le cas où il existe un centre de gestion unique pour l'établissement , toutes les conventions lui sont automatiquement rattachées et il n'est pas nécessaire de créer des critères de gestion.
Deux types de critères sont possibles : UFR ou ETAPE d'enseignement (une année d'un diplôme), ces deux critères figurent dans la convention de stage de l'étudiant.
tous les centres de gestion d'un établissement doivent utiliser le même type de critère (défini dans le fichier de configuration général de l'application) |
Par exemple si un établissement choisit le type ETAPE , chaque centre devra déterminer celles dont il gère les stages, dans une liste à choix des étapes d'enseignement offertes par son établissement. Toutes les conventions de stage effectuées au titre de ces étapes seront ensuite automatiquement rattachées à ce centre.
Un établissement avec plusieurs centres de gestion doit aussi créer un centre de gestion de niveau établissement auquel seront rattachées par défaut toutes les conventions orphelines, c'est à dire pour lesquelles le critère de gestion (l'UFR ou l'étape) n'a pas été préalablement ajouté à un centre de gestion précis. La convention sera automatiquement rattachée à un centre précis dès lors que l'ajout du critère correspondant aura été fait . |
Dans le cas où il existe plusieurs centres de gestion dans l'établissement, ces critères sont également utilisés par l'application pour proposer aux étudiants la liste des offres de stage ou d'emploi correspondant à leur(s) formation(s) . Il s'agit des offres publiées par le ou les centre(s) de gestion chargé(s) de gérer les stages correspondant à leur(s) formation(s).
Le personnel d'un centre de gestion qui crée une offre précise quels sont les centres de gestion (en dehors du sien) qui pourront publier cette offre.
Tout personnel ou étudiant de l'établissement peut après s'être authentifié sur l'ENT, accéder aux fonctionnalités qui le concernent, en fonction de son profil :
et en fonction des droits attribués aux personnels référencés dans les centres de gestion :
Ce module est accessible UNIQUEMENT à l'administrateur principal de l'application |
Le menu d'accueuil ci dessus est celui d'un administrateur principal . Cliquez sur "Visualiser les centres de gestion"
Pour ajouter un centre de gestion, cliquez sur . Le formulaire ci dessous s'affiche.
Pour chaque centre vous devez :
Si vous avez donné la possibilité aux étudiants de saisir en ligne le tuteur professionnel, l'obligation de saisie du tuteur professionnel va également s'appliquer pour les étudiants :ils ne pourront enregistrer leur convention si le tuteur professionnel n'est pas renseigné. En revanche, si le tuteur professionnel n'a pas été rendu obligatoire avant l'enregistrement de la convention, l'étudiant aura la possibilité de le saisir en ligne mais pourra également enregistrer sa convention s'il n'a pas été saisi. Dans ce cas, il devra renseigné le tuteur professionnel de façon manuscrite sur la convention papier. |
Ainsi, si vous indiquez "oui" pour le premier choix, un stage débutant le 15 septembre 2008 pourra être rattachée à l'année universitaire 2007/2008 ou 2008/2009 (un formulaire permettra de choisir dans cette liste) si la date de début d'année est fixée au 1er octobre. Dans le cas contraire (vous avez indiqué "non" pour le premier choix), ce stage sera automatiquement rattaché à l'année universitaire 2007/2008 sans possibilité de modifier cette année universitaire. |
Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour terminer la saisie
Après correction des erreurs éventuelles, les coordonnées du centre de gestion sont enregistrées et un récapitulatif s'affiche, qui sera différent selon le critère de gestion des conventions. Si vous avez choisi un critère de gestion de type "ETABLISSEMENT", différents items de menu disponibles dans la barre de gauche :
Vous pouvez ainsi :
Ce module est accessible à l'administrateur principal de l'application et à l'administrateur de chaque centre de gestion |
Dans le liste des centres de gestion, cliquez sur !icone_modification.jpg!pour modifier un centre de gestion. La modification d'un centre de gestion est également accessible par le bouton "modification des coordonnées du centre de gestion" du menu de gauche d'un centre de gestion. La fenêtre ci dessous s'affiche:
Après avoir effectué les modifications, cliquez sur "Valider" , la page récapitulant les coordonnées du centre de gestion s'affichera après contrôle des erreurs de saisie éventuelles.
Ce module est accessible à l'administrateur principal. La suppression ne sera possible que si le centre de gestion n'est pas référencé dans une convention ou une offre de stage ou d'emploi. |
Au niveau de la liste des centres de gestion, cliquez sur l'icône pour supprimer un centre de gestion. Une demande de confirmation s'affiche :
Ce module est accessible à l'administrateur principal de l'application et à l'administrateur de chaque centre de gestion |
Cliquez sur "Visualiser les centres de gestion" au niveau du menu principal. La liste des centres de gestion s'affiche :
Cliquez sur l'icone du centre de gestion auquel il faut ajouter des critères. La fenêtre ci dessous s'affiche.
Cliquez sur l'option de menu "Ajout des critères de gestion des conventions" , la fenêtre ci dessous s'affiche :
La liste à choix multiple propose les critères qui n'ont pas déjà été rattachés à un centre de gestion . Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour terminer la saisie.
La fenêtre de confirmation suivante s'affiche :
Ce module est accessible à l'administrateur principal de l'application et à l'administrateur de chaque centre de gestion.
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Au niveau d'un centre de gestion (niveau ETAPE ou UFR selon le choix fait dans la fichier de configuration), cliquez sur l'option de menu "Liste des critères de gestion pour ce centre". La fenêtre ci dessous s'affiche :
Pour supprimer le rattachement d'un critère, cliquez sur l'icône du critère à supprimer, une fenêtre de demande de confirmation s'affichera pour confirmer cette suppression.
Ce module est accessible à l'administrateur principal de l'application et à l'administrateur de chaque centre de gestion |
Au niveau d'un centre de gestion, cliquez sur l'option de menu "Rattachement d'un personnel au centre de gestion" , la fenêtre ci dessous s'affiche.
Cliquez sur le bouton "Rechercher " pour terminer la saisie du ou des critères(s) de recherche d'un personnel , la fenêtre ci dessous s'affiche :
Cliquez sur !Outil_ajout_tuteurPro.JPG!pour ajouter le personnel à rattacher à ce centre , la fenêtre ci dessous s'affiche :
Les informations: nom,prénom,courriel,composante ou service, type d'enseignement figurent dans l'annuaire LDAP et ne sont pas modifiables dans cette application.
Précisez le droit d'accès accordé à cette personne , les différents droits possibles sont :
Indiquez si cette personne est un contact dont le nom, prénom et numéro de téléphone doivent figurer sur la convention. Dans la cas où ce personnel est défini comme un contact, veuillez à correctement saisir les informations demandées, notamment le téléphone qui sera imprimé sur la convention ou l'offre.
Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour terminer la saisie, une fenêtre de confirmation de saisie s'affichera.
Ce module est accessible à l'administrateur principal de l'application et à l'administrateur de chaque centre de gestion |
Au niveau d'un centre de gestion, cliquez sur l'option de menu "Liste des personnels rattachés au centre de gestion" , la fenêtre ci dessous s'affiche.
Cliquez sur l'icône pour supprimer le personnel du centre de gestion.
Cliquez sur l'icône du personnel dont vous souhaitez modifier les informations , la fenêtre ci dessous s'affiche.
Après saisie des modifications, cliquez sur le bouton "Valider"
Ce module est accessible à l'administrateur principal de l'application et à l'administrateur de chaque centre de gestion. |
Le logo sera affiché sur les fichiers au format pdf des conventions, des avenants et des offres de stages et d'emplois.
Pour les conventions de stages, les avenants ou les offres d'un centre de gestion de type "ETABLISSEMENT", seul le logo de ce centre sera affiché.
Par contre, le logo du centre de gestion de type ETABLISSEMENT sera affiché en plus de celui du centre de gestion auquel est rattaché cette convention, cet avenant ou cette offre si ce centre est d'un autre type (UFR ou ETAPE selon le cas). Ainsi, dans le cas d'un centre de gestion de type UFR ou ETAPE, 2 logos seront affichés (s'ils ont effectivement été définis) sur les conventions ou les offres de stage..
Au niveau du centre de gestion, cliquez sur l'option de menu "Logo" , la fenêtre ci dessous s'affiche : (ici le logo a déjà été défini).
Si le logo est déjà défini, les boutons "Supprimer le logo" et "Modifier le logo" apparaissent en bas de page, sinon seul le bouton "Ajouter le logo" est disponible.
Si vous cliquez sur "Ajouter le logo" ou sur "Modifier le logo" selon le cas, un formulaire permet de choisir le fichier d'image stocké sur votre ordinateur.
Cliquez sur "Enregistrer" pour que l'image que vous venez de définir devienne le logo du centre de gestion.
Le logo sera imprimé sur les conventions, les avenants et les offres de stages : évitez les images trop grosses (une image de 90px*90px donne de bons résultats). |