Cette application s'appuie sur les données renseignées dans l'application nationale Galaxie. Pour que les utilisateurs puissent déposer leurs fichiers, il est donc nécessaire d'importer un fichier issu de Galaxie dans lequel on retrouve les informations personnelles des candidats (nom, coordonnées, situation professionnelle, etc.) ainsi que les postes auxquels ils souhaitent candidater. A l'heure actuelle, il n'existe aucun mécanisme permettant d'automatiser l'import de ce fichier : il est donc à la charge des gestionnaires de chaque établissement de procéder à cette manipulation d’importation de données.
La procédure décrite ci-dessous doit être réalisée par une personne du service RH ayant les droits nécessaires dans l'application esup-dematec (rôle « super-manager »).
Pour ajouter un gestionnaire ou ajouter des droits à une personne possédant déjà un compte, veuillez faire une demande à xxxxx@mon-univ.fr
Fichiers Excel Galaxie
dans le menu principal de gaucheCréer un nouveau “Galaxie Excel”
Choisissez un fichier
→ là, sélectionnez le fichier que vous venez de téléchargerValider
Création
pour classer les fichiers par date de dépôt). Si ce n'est pas le cas, veuillez immédiatement contacter l'administrateur technique (xxxxx@mon-univ.fr)Importation Galaxie
dans le menu principal de gaucheGénérer
présent dans cet encadré (vous serez redirigé vers une page listant les résultats des imports)IMPORT SUCCESS
dans l'historique (et non IMPORT FAILED
)Importation Galaxie
et vérifier qu'il ne vous liste plus d'élément à générerune fois les éléments importés et générés, un email est automatiquement envoyé au candidat afin de lui présenter ses paramètres de connexion.
on peut vérifier que les envois des mails aux candidats se sont bien déroulés dans le menu « Statistiques », rubrique « Mails ». Si l'envoi du mail a échoué, une ligne de log est ajoutée mais avec un statut particulier (MAIL FAILED). Cela peut arriver lorsque le mail de l'utilisateur est mal formé par exemple.
Au lancement de la campagne de recrutement, on peut considérer qu'un import par jour est suffisant. Toutefois, pour que les candidats “retardataires” puissent déposer leurs documents dans de bonnes conditions, nous vous invitons fortement à augmenter le nombre d'imports quotidiens la semaine précédant la date butoir. (FACULTATIF) Dans ce cas là, il vous faudra télécharger le fichier source directement depuis Galaxie (généré au moment du téléchargement) et non plus utiliser celui mis à votre disposition sur nos serveurs (généré seulement 2 fois par jour à heure fixe). |
Lorsque la recevabilité des candidatures est terminée, on peut alors mettre les dossiers à disposition des membres des comités de sélection ou des commissions d’expertise, instances chargées respectivement du recrutement des enseignants-chercheurs et des ATER.
L’ouverture des droits aux dossiers se fait via DematEC par la création des membres des instances chargées du recrutement.
Cette création se réalise par importation d’un fichier excel à partir du menu « Fichier Excel Commission ».
Les fichiers excel utilisés pour importation doivent respecter un format spécifique (cf. exemple dans la partie « aide » du menu « Commissions » rubrique « fichiers excel commission ». Si le fichier ne s’importe pas dans DematEC ou si l’application rencontre une erreur interne, vérifier alors le format du fichier. |
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L'import des données Galaxie permet de créer les comptes candidats (avec envoi de mail pour l'activation du compte) mais également leurs candidatures. A sa création, une candidature est -par défaut- considérée comme étant Recevable
: cela signifie qu'elle sera visible par les membres de la commission (et les gestionnaires de l'application). Pour qu'elle ne soit plus visible par la commission, il faut passer le statut de la candidature à non recevable
. Pour changer le statut d'une candidature, il suffit de consulter le détail de la candidature (depuis la page Liste des candidatures
) et de choisir le statut souhaité dans l'encadré Gestion de la candidature
.
A noter que le statut des candidatures est directement indiqué depuis la colonne recevable
dans la liste des candidatures :
A sa création, une candidature est considérée comme :
_Non vue_ |
. A noter qu'une candidature ayant préalablement été marquée comme Vue
peut repasser en statut Non Vue
en cliquant sur le bouton Marqué comme non Vue
dans l'encadré Statuts
sur la page de consultation d'une candidature.
Pour indiquer qu'une candidature a été :
_Vue_ |
, il suffit d'aller sur la fiche détaillée de celle-ci et, dans l'encadré Status
cliquer sur _Marquer comme Vue_
A sa création, une candidature est considérée comme Non vue
.
Une candidature est considérée comme :
|
lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme Vue
.
Pour indiquer qu'une candidature a été vérifiée mais qu'elle est incomplète, il suffit de la passer au statut :
|
. Une fois encore, ce changement se fait directement depuis la fiche détaillée de la candidature : bouton Marquer comme vue mais incomplet
de l'encadré Statuts
.
Une candidature est considérée comme :
|
lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme Vue et incomplète
.
La distinction ® indique les pages accessibles uniquement par les gestionnaires ayant (au minimum) les droits de “super-managers”.
—— Configuration ® : Permet de configurer l'application :
—— Utilisateurs : Liste l'ensemble des utilisateurs connus de l'application (candidats, managers, super-managers, administrateurs). Permet d'accéder à la fiche détaillée d'un utilisateur : nom, prénoms, coordonnées, type de profil (candidat, admin, etc.), numéro de candidat, informations liées à l'application (code d'activation de compte, etc).
—— Liste des postes : Liste l'ensemble des postes auxquels des candidats sont susceptibles de postuler dans notre université. Permet d'accéder à la fiche détaillée d'un poste : numéro de poste, localisation, membres (= liste des personnes pouvant lire les candidatures déposées pour ce poste)
—— Fichiers Excel Galaxie ® :
—— Importation Galaxie ® :
Créer un nouveau “Galaxie Entry”
.—— Fichiers Excel Commission ® :
—— Importation Commission ® :
Créer un nouveau “Commission Entry”
.—— Résumé : Propose différentes statistiques liées à l'application : nombre de posts, nombre de candidats, nombre de candidats actifs (ayant déposé au moins 1 fichier), nombre de candidatures (couple candidat/poste), nombre de candidatures actives (candidatures avec fichiers), nombre de fichiers déposés, espace disque utilisé par les fichiers de candidatures, taille du plus gros fichier déposé, etc.
A noter que pour générer ces statistiques, l'application doit lancer une procédure qui, en fonction du nombre de candidatures/fichiers déposés/…, peut être assez lourde et donc engendrer un léger ralentissement pour l'ensemble des utilisateurs.
—— Log Import Galaxie : Liste l'historique des imports Galaxie opérés dans l'application. Le gestionnaire est redirigé vers cette page à la fin du processus d'importation des données Galaxie (cf section ci-dessus) Permet de vérifier que l'import d'un utilisateur et/ou d'une candidature s'est bien déroulé :
IMPORT SUCCESS
IMPORT FAILED
(dans ce cas là, contacter immédiatement xxxxx@mon-univ.fr)—— Log Import Commission : Liste l'historique des imports des fichiers de comissions opérés dans l'application. Le gestionnaire est redirigé vers cette page à la fin du processus d'importation des données de Comissions. Permet de vérifier que l'import d'un membre et/ou d'une affectation à une commission s'est bien déroulé :
IMPORT SUCCESS
IMPORT FAILED
(dans ce cas là, contacter immédiatement xxxxx@mon-univ.fr)—— Actions sur fichiers : Liste l'ensemble des actions sur les fichiers de candidatures (dépôt, téléchargement, suppression) réalisées au sein de l'application. Permet d'avoir des informations détaillées (IP, navigateur utilisé, date, etc) pour chacune des actions utilisateurs.
—— Authentifications : Liste l'ensemble des tentatives :
AUTH SUCCESS
) ou échoué (AUTH FAILED
)AUTH PASSWORD FORGOT SENT
) ou non (AUTH PASSWORD FORGOT FAIL
).En cas d'échecs répétés, contacter xxxxx@mon-univ.fr
—— Mails : Liste l'ensemble des tentatives d'envoi de mails (demandes de nouveau mot de passe, confirmation de dépôt de fichiers, activation de compte):
MAIL SENT
MAIL FAILED
.En consultant la fiche détaillée d'un envoi spécifique, le gestionnaire peut décider de renvoyer le mail au destinataire.
—— Utilisateurs connectés : Liste les utilisateurs étant connectés à l'instant présent.
—— Liste des candidatures : Liste l'ensemble des candidatures (complétées ou non) pour les postes à pourvoir dans notre établissement. Permet d'accéder au détail d'une candidature pour :
Accès GALAXIE : https://www.galaxie.enseignementsup-recherche.gouv.fr/ensup/etablissements.htmlFaire une extraction des candidatures enregistrées dans GALAXIE. Pour cela aller dans menu « Tableaux-extraction » dans la rubrique ANTEE (session synchronisée) ou FIDIS (postes au fil de l'eau). Après avoir défini les critères d’extraction, faire « télécharger » puis récupérer l’extraction dans « suivi des extractions » (en haut de la même page) et sauvegarder le fichier avec le nom « EXTEBF date du jour.xls».Par exemple, le fichier extrait le 13 janvier 2014 sera nommé « EXTEBF 13 01 2014 ».