De manière générale, l'accès aux formations est sélectif ou non. Dans le cas de formations non "sélectives", il peut arriver que l'on distingue des publics qui bénéficient d'un accès de plein droit, d'autres pour lesquels une commission pédagogique devra statuer sur la situation du candidat (parcours académique, expérience professionnelle...). Ainsi certains candidats rempliront les conditions pour accéder directement à la formation, quand d'autres devront constituer un dossier pour y accéder sur décision de l'autorité compétente après avis d'une commission pédagogique.
Pour les premiers, la présentation d'une pièce justificative fondant le titre pour accéder à la formation suffira. Pour les autres, ne disposant de ce titre, ou autre admis en équivalence, ils devront communiquer des pièces supplémentaires afin de fournir les éléments nécessaires à la commission pour apprécier leur niveau quant aux attendus de la formation ; la suite de la candidature s'apparentera à une gestion analogue à celle d'une formation sélective.
Important : Il n'est pas prévu ici de détailler les dispositifs et cadres réglementaires des accès aux formations, mais simplement de présenter une utilisation des fonctionnalités de l'application permettant de mettre en oeuvre une campagne pour une formation accessible sur titre et, le cas échéant, sur dispense de titre. Chaque établissement est décideur des formations qu'il pourrait intéresser à ce type de paramétrage et de suivi. Il lui revient de même d'encadrer ces pratiques par le dispositif réglementaire local adéquat en lien avec la réglementation nationale.
Préalable : Les paramétrages décrits s'appuient sur les fonctionnalités de la version 2.3.0.
Pour une même formation, le fonctionnement (voir schéma) va permettre de demander :
Le paramétrage présenté s'appuie sur une organisation centralisée : la plupart des paramètres et éléments sont définis en central et non au niveau du centre de candidature.
Activer le paramètre IS_STATUT_ATT_WHEN_CHANGE_TT - Si un changement de type de traitement entraîne le passage du statut de dossier à "En attente"
Il est indispensable de paramétrer les mails :
relatifs aux types de traitement : TYPE_TRAIT_AC ; TYPE_TRAIT_AD ; TYPE_TRAIT_ATT
Dans eCandidat, on décide l'affichage des pièces justificatives en fonction de leur rattachement à une formation. Avec la version 2.3.0, il devient possible de spécifier, en plus, si une pièce rattachée à la formation va être affichée au candidat en fonction du type de traitement de sa candidature :
Le travail d'analyse d'une commission pédagogique se fait à partir des pièces fournies par le candidat ; ce travail s'appuie, a priori, sur les mêmes pièces que l'on soit dans le cas d'une sélection ou d'une admission sur dispense de titre, il s'agit bien pour les enseignants d'apprécier le niveau requis via le parcours académique et/ou professionnel du candidat.
Les pièces seront demandées en fonction :
Dans le paramétrage présenté :
Lors de l'édition de la formation non sélective (Centre de candidatures/formations/Edition d'une formation/Paramètres généraux), paramétrer le type de traitement AD :
Edition des pièces complémentaires : définir TOUTES les pièces qui doivent être rattachées à la formation (que l'on soit dans le cas d'une admission de plein droit ou sur dispense de titre) :
Le candidat après avoir créé son compte et renseigné ses données se positionne sur la formation :
En consultant le récapitulatif de la candidature pour prendre connaissance des pièces à fournir, on constate que seule la pièce (RN22) définie comme relevant de « Tous les types de traitement » est affichée.
Le candidat joint les éléments en sa possession et transmet sa candidature.
Le gestionnaire accède au Tableau des candidatures de la formation :
Le Type de traitement est placé "En attente", il n'est pas validé. Par défaut le système attend une action du gestionnaire pour indiquer si le candidat relève d’un accès direct ou d’un accès contrôlé. La suite du traitement impose d'ouvrir le détail de la candidature :
Le gestionnaire contrôle la pièce adressée et met à jour le statut :
Il va alors pouvoir actualiser le statut du dossier : Bouton Action : statut du dossier est "complet" > le candidat reçoit le mail associé (STATUT_CO) :
C'est lors du contrôle de cette pièce que le gestionnaire va déterminer si le candidat dispose des conditions pour admission de plein droit ou non. C'est un contrôle administratif : le document présenté est-il recevable pour servir de titre d'accès ?
Dans l'exemple, le candidat veut entrer en L2 AES :
La suite du processus est connue, le candidat reçoit un avis Favorable ; s'en suit l'échange pour la confirmation ou le désistement en vue du chargement d'OPI.
La candidature entre dans une nouvelle phase : i.e. le candidat demande à accéder à une formation alors qu'il n'a pas le titre requis. Le récapitulatif de la candidature est actualisé (également côté candidat) :
C Le statut du dossier est repassé En attente
A partir de là, le candidat n'a plus qu'à compléter son dossier avec les éléments nécessaires pour transmettre à nouveau sa candidature et engager un nouveau processus de gestion qui se soldera par :
Les fonctionnalités de la version 2.3.0 permettant d'affecter des dates de retour de dossier à la candidature permettent ce processus en 2 temps même dans le cas de positionnement tardif des candidats sur la formation. On veillera ainsi à traiter les candidatures au fil de l'eau pour la phase de contrôle du titre d'accès et proposer des dates de retour de dossier raisonnables pour les candidats concernés par l'accès contrôlé notamment lorsque la date de retour de dossier définie à la formation est dépassée.