Acteurs
Pré-requis
Accès à l'écran
L'écran se positionne par défaut sur la première commission que vous gérez et dans l'onglet "Candidatures" (cf libellé en haut en rouge). L'onglet "Candidatures annulées/archivées" sera abordé dans un prochain paragraphe dans cette documentation. En cliquant sur le bouton "Changer", vous pouvez sélectionner une autre commission parmi celles affichées dans la liste déroulante que celle actuellement affichée :
Il est possible de choisir les colonnes à afficher dans le tableau présentation les candidatures à la commission sélectionnée. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'icône qui apparaît dans la dernière colonne du tableau :
La liste des colonnes apparaît, il suffit de cliquer sur un nom de colonne pour l'afficher ou la masquer :
Par défaut, tous les candidats de la commission sont affichés. Pour affiner ou rechercher un candidat en particulier, il est possible de rentrer des critères qui se combinent sur le mode "ET" :
Pour les champs où est présent le bouton "liste de valeurs" , il vous suffit de sélectionner la valeur sur laquelle vous allez faire la recherche.
Vous pouvez sélectionner un ou des dossiers, en cochant ceux-ci dans la première colonne, afin d'y appliquer différentes opérations. Après avoir effectué votre sélection, deux boutons sont disponibles : Actions et Export.
Bouton Actions :
Permet de naviguer vers le dossier du candidat sélectionné. Pas de sélection multiple possible.
Sélectionner la candidature en cochant la case correspondante ;
Cliquer sur le bouton action ;
Toutes les données (non grisées) sont accessibles en édition "Editer" et peuvent être modifiées par le(la) gestionnaire d'un centre de candidature, certaines d'entre elles pouvant être supprimées (une candidature à une formation par exemple) en sélectionnant la ligne en question et en cliquant sur le bouton "Supprimer". Il vous est également possible d'ajouter une candidature pour le compte d'un candidat (dans le cas d'une campagne fermée aux candidats) à l'aide du bouton " + Proposition de candidature".
Pour tout besoin d'information complémentaire sur des champs en particulier, se référer au Module 4 - Dossier Candidat.
Action disponible pour une seule candidature sélectionnée en cochant la case correspondante.
Sélectionner la candidature en cochant la case correspondante ;
Cliquer sur le bouton action. L'ensemble des avis enregistrés pour une candidature est affiché :
Permet de saisir une décision sur la ou les candidatures sélectionnées. Le candidat n'est pas prévenu, les avis doivent être validés dans un second temps pour être affichés au candidat et envoyés par mail.
Sélectionner les candidatures en cochant les cases correspondantes ;
Cliquer sur le bouton action :
3. Le nombre de candidatures sélectionnées est affiché, il suffit de cliquer sur l'item "Saisie des avis" pour pouvoir sélectionner l'avis parmi ceux définis pour l'établissement :
Champs complémentaires qui s'affichent après avoir choisi la décision :
4. Cliquer enfin sur le bouton valider pour enregistrer l'avis sur la ou les candidatures :
Les décisions doivent être validées pour être transmises au candidat.
Sélectionner les candidatures en cochant les cases correspondantes ;
Cliquer sur le bouton action :
3. Après avoir cliqué sur le bouton "Action", il suffit de sélectionner "Validation des avis" puis de cliquer sur le bouton "Valider" :
4. Les décisions sont validées, un mail est envoyé au candidat pour l'avertir.
Le type de traitement est défini lors de la création d'une formation. Il peut prendre 2 valeurs : "Accès direct" ou "Accès contrôlé".
Une candidature prend par défaut le type de traitement de la formation, mais peut être modifié suite à l'examen du dossier.
2. Puis cliquer sur le bouton action :
Trois valeurs sont alors disponibles : "Accès contrôlé", "Accès direct" ou "En attente".
4. Il suffit de cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer le type de traitement sur la ou les candidatures :
Les types de traitement doivent être validés.
2. Cliquer sur le bouton "Valider". Les types de traitement sont alors validés pour la ou les candidatures sélectionnées :
Le statut d'une candidature peut prendre valeurs :
2. Cliquer sur Valider pour enregistrer.
2. On consulte alors la page de la candidature.
L'état de chaque pièce transmise par le candidat peut être modifiée en :
Les statuts disponibles pour une pièce : refusée, validée, transmise (valeur par défaut pour une formation dématérialisée une fois la candidature transmise). Il est possible de saisir un commentaire pour chaque pièce. Si le candidat a sélectionné "Non concerné par cette pièce", il n'est pas possible de saisir un état pour cette pièce justificative.
3. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer :
L'état apparaît alors en face de la ou les pièces avec éventuellement le commentaire saisi :
Un bloc-notes est un espaces où les gestionnaires de centres et les membres de commissions autorisés peuvent écrire des message. Le bloc-notes est lié à une candidature et invisible aux candidats ; toutefois, dans le cadre d'une injonction CNIL, le contenu du bloc-notes devrait également être fourni.
Le bloc-notes n'apparait pas dans l'export PDF du dossier de candidature.
Dans un dossier de candidature, si l'utilisateur connecté (hors candidat) a les droits de "gestion de bloc-notes", l'onglet "Bloc-notes" doit apparaitre à côté de l'onglet "Pièces justificatives" :
Quand l'intitulé de l'onglet a un astérisque (*), cela signifie que des messages ont été saisis.
Pour ajouter une note, il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter une note". La fenêtre "Ajout d'une note" s'ouvre :
Il suffit de saisir un message et cliquer sur le bouton "Enregistrer".
Attention, il est impossible de supprimer une entrée du bloc-notes, même par un Administrateur.
2. Une fois les éléments à exporter choisis, cliquer sur "Export" pour lancer le traitement.
3. Les données sont exportées au format tableur.
Seule une candidature dont le statut dossier est "en attente" et qui n'a pas d'avis validée peut être annulée. Elle peut être annulée par le candidat, ou un gestionnaire qui a les droits de gestion des candidatures.
2. Se positionner sur la formation à supprimer. Cliquer sur "Ouvrir".
3. Si les éléments affichés correspondent bien à la formation à supprimer, cliquer en bas sur "Annuler la candidature".
Il vous est alors demandé de confirmer (ou non) cette annulation, l'opération étant irréversible.
Une fois l'opération validée, un message d'information est envoyé au candidat.
2. En cliquant sur l'icône dossier, on obtiendra soit seulement le dossier numérique du candidat en mode "candidatures non dématérialisées", soit le dossier et les pièces justificatives qu'il aura téléchargées en mode "candidatures dématérialisées", l'ensemble en format PDF.