Accès
L'accès se fait via la barre de navigation :
Délégations (signer pour quelqu'un d'autre)
Cas d'usage
Vous êtes en charge de traiter les demandes d'une autre personne (collègue en congé, absence, etc.).
Comment configurer une délégation ?
Accédez à "Autorisations" > "Délégations" dans la barre de navigation
Cliquez sur "+ Ajouter une délégation"
Remplissez le formulaire :
- Type d'élément : Toutes les demandes, ou seulement certains circuits
- Type de délégation :
- Lecture (voir les documents sans signer)
- Création (créer des demandes au nom de la personne)
- Signature (signer au nom de la personne)
- Modalité de signature :
- Le délégué signe avec sa propre signature
- Ou le délégué signe avec la signature du mandant (de la personne qu'il remplace)
- Personnes : Saisissez qui délègue ses droits
- Dates : Début et fin de la délégation (optionnel)
Cliquez sur "Valider"
Utiliser une délégation
Si vous avez une délégation :
- Allez dans "Autorisations" dans la barre du navigation
- Vous voyez le nom de la personne pour qui vous avez des droits
- Cliquez sur son nom pour entrer en "mode délégation"
- La barre de navigation devient hachurée (rayée) pour l'indiquer
- Vous voyez tous les documents de cette personne
- Traitez-les comme d'habitude
Pour sortir du mode délégation : Cliquez à nouveau sur "Délégation" et quittez le mode.
Remplacements
Différence avec les délégations
- Délégation : Temporaire, vous travaillez avec la personne qui vous délègue
- Remplacement : Permanent (ou long terme), la personne est remplacée définitivement (e.g., elle quitte l'établissement)
Comment configurer un remplacement ?
Accédez à "Autorisations" > "Remplacements"
Cliquez sur "Remplacer une personne"
Remplissez :
- Choix du destinataire : Qui remplace qui ?
- Date de début : Quand commence le remplacement
- Date de fin : Optionnel (si permanent, laissez vide)
Cliquez sur "Valider"
Transférer les demandes en cours
Une fois le remplacement en place :
- Dans "Remplacements", vous voyez un bouton "Transférer toutes mes demandes en cours"
- Cliquez dessus pour transférer les documents en attente au remplaçant
- Les anciennes demandes sont redirectionnées automatiquement
Notes importantes
Avoir une délégation sur le compte d'une autre personne ne vous permet pas de modifier son profil (signatures, certificats, etc.). Vous pouvez uniquement signer et créer des demandes.
Toutes les actions en délégation ou en remplacement sont tracées. On sait toujours qui a fait quoi, même si vous signez au nom de quelqu'un d'autre.