Documentation fonctionnelle

L'application comporte cinq niveaux de droits :

1. Super-administrateur
2. Administrateur
3. Gestionnaire
4. Surveillant
5. Participant

Super-administrateur

Ce rôle concerne le ou les utilisateurs définis à partir de la configuration du filtre Ldap indiqué lors de l'installation dans le fichier src/main/resources/emargement.properties

Le super-administrateur est celui qui va pouvoir désigner les premiers utilisateurs de l'application.

A noter qu'un super-administrateur n'a pas de droit en tant que tel dans les différents contextes, il faut lui définir des droits spécifiques ou non dans ceux-ci.

Les différentes rubriques du contexte "all" en détail :

Contextes

Esup-emargement est une application multi-contexte ou multi-tenant qui permettra de définir plusieurs entités distinctes avec des données cloisonnées.

Seuls les super-administrateurs peuvent créer des contextes. Ceux-ci font partie d'un contexte particulier :  "all".

Si un utilisateur appartient à plusieurs contextes, la liste de ceux-ci est affichée en haut à droite. A noter que dans celle-ci on peut modifier la priorité d'affichage d'un contexte.

Dans "Contexte", on peut définir son nom (clé), son titre et son pied de page.

Agents

Les agents que l'ont défini dans cette partie ne sont que des administrateurs  qui seront  associés à un contexte parmi ceux créés précédemment.

Ceux-ci sont définis par l'eppn (eduPersonPrincipalName) de l'annuaire LDAP.

On affiche également tous les "super-administrateurs" qui sont associé au contexte "all"

Statistiques

Dans cette partie, différentes statistiques par contexte.

Calendrier

Calendrier avec différentes vues possibles permettant de voir les sessions prochaines ou passées de tous les contextes.

Elles sont indiquées de la manière suivante Nom contexte : Nom Session avec en rouge celles clôturées et en vert les autres.

Logs

Journaux des différentes actions effectuées dans le contexte "all".

Aide

Liste des rubriques d'aide contextuelle. Elles sont ici modifiables pour l'application entière.

SU

Ici, on peut se connecter:

• en tant qu'utilisateur connu dans le LDAP
• en tant qu’administrateur pour un contexte donné

Administrateur

Ce rôle ne peut être défini que par un super-administrateur ou un autre administrateur.

L'administrateur d'un contexte à accès  à tous les menus de celui-ci : Administrateur, Gestionnaire et Surveillant.

Le menu Administrateur en détail :

Agents

On définit ici les agents ayant des droits dans ce contexte que cela soit Administrateur, Gestionnaire ou Surveillant.

La recherche et l'enregistrement se font par l'eppn. Les nom/prénom sont remplis automatiquement.

Sites

On définit ici les sites qui seront utilisés lors de la création d'une session.

Lieux

On crée des lieux que l'on associe à un site existant. On indique notamment la capacité maximale de ce lieu qui sera un indicateur lors de la création d'un lieu de session afin de définir une capacité effective pour celui-ci.

Type Session

Type de session prédéfinies . Il est possible d'en rajouter.

Logs

Journaux des différentes actions effectuées dans ce contexte.

Configurations

Liste des configurations utilisées dans ce contexte. Elles sont modifiables.

Applications

Liste de liens officiels vers les pages des clients esup-nfc-tag ainsi que des liens vers des téléchargements locaux définis dans application.properties

Archives

Récapitulatif par année universitaire du nombre de sessions et des infos associées. Possibilité de télécharger avant archivage les données en PDF et CSV.

Le bouton archivage permet, une fois confirmation, d'anonymiser les données de l'année choisie. Une fois effectué, on ne peut plus revenir en arrière!

On ne peut plus également télécharger les données en PDF/CSV. Par contre si de nouvelles données s'ajoutent à celles déjà archivées , on peut " ré archiver" le tout.

Gestionnaire

Ce rôle ne peut être défini que par un administrateur.

Le gestionnaire d'un contexte à accès  aux menus  Gestionnaire et Surveillant.

Le menu Gestionnaire en détail :

Sessions

Les sessions sont les épreuves proprement dites dans lesquelles on va pouvoir importer des individus afin de constituer une liste d'émargement. La session est associée à une année universitaire.

La session est attachée à un site créé précédemment. Pour information le nom de la session est celui qui apparaîtra dans esup-nfc-tag, associé au lieu de session.

La liste déroulante Évènements ICS (si il en existe) permet de choisir un évènement afin de remplir automatiquement la session.  ->voir Section Évènements

On peut activer l'option "Procuration"  si l'on souhaite qu'une personne émarge par procuration (lors d'une réunion par exemple).

L'option Afficher groupes permet d'afficher ou non  la colonne "Groupe" dans la liste d'émargement et la liste des inscrits.

Si la session est définie comme "libre" :

• elle ne doit pas avoir d'inscrit au départ afin que l'on puisse badger librement les personnes qui se présenteront.
• on peut importer malgré tout via l'interface d'import, notamment en CSV dans certains cas d'usage ...
• on peut définir un groupe (dans l'interface dédiée) de personnes à exclure ("blacklist") .
  Lors du badgeage, elles ne seront pas enregistrées et un message le signalera dans l'interface.
• si la case Enregistrement automatique est cochée chaque nouvelle personne badgée sera insérée dans ce groupe.

Option Type de badgeage :

• SALLE (Par défaut) : Si la personne badge dans la mauvaise salle, elle est indiquée comme inconnue et devra badger dans la bonne salle 
• SESSION : si la personne badge dans la mauvaise salle, son badgeage est valide et son lieu de badgeage est indiqué

Dans les cas où la personne est inconnue dans le Ldap ou inconnue dans la liste des inscrits, elle sera indiquée comme inconnue.

Si la session est clôturée, elle n'est plus modifiable mais peut-être ré-ouverte.

Dans le tableau des sessions:

• le type est choisi parmi ceux définis dans le menu admin
• une session peut avoir lieu sur une période donnée si on lui attribut une date de fin, la laisser vide si c'est sur une journée
• un message s'affiche si la personne a badgé plus du nombre indiqué dans l'option "Alerte badgeage max"
• la colonne temps correspond au graphique des heures de badgeage de chaque individu.
• la durée est calculée automatiquement.
• la session peut-être clôturée automatiquement une fois la date passée grâce à une configuration [AUTO_CLOSE_SESSION] dans le menu Admin.
• accès aux interfaces de répartition et de présence.
• le nombre d’inscrits, de surveillants et de lieux de session est indiqué. Ce sont également des liens vers les interfaces correspondantes.
• indication du nombre de pièces jointes liées à cette session
• on peut dupliquer une session donnée (actions), une nouvelle sera créée avec les mêmes données que l'originale exceptée la date , les badgeages remis à zéro et le nom suffixé d'un indice.

Sessions > Lieux

Les lieux de session sont les lieux où l'on va répartir les différents individus pour la session choisie.

On les définit ainsi:

• en choisissant tout d'abord un lieu parmi ceux définis dans le menu Admin.
• la priorité permet d'indiquer l'ordre dans lesquels seront répartis les inscrits : plus le chiffre est bas, plus la priorité est haute!
• la capacité est celle que l'on souhaite pour ce lieu de session. la capacité maximale est indiquée à côté du lieu.
• si l'on souhaite réservé cette salle aux inscrits ayant un temps aménagé, on coche la case correspondante.

Sessions > Inscrits

Cette interface regroupe les individus inscrits à la session, ils peuvent avoir été importés de plusieurs façons :

• à partir d'une extraction effectuée à partir du menu Gestionnaire>Extraction des inscrits (Apogée, Ldap ou groupe local)
• ajout individuel à partir de l'eppn dans cette interface. On peut ajouter un individu interne (Ldap) ou externe (Non Ldap)

Actions possibles :

• Suppression de tous les inscrits
• Export des inscrits PDF ou CSV
• Accès à l'interface de Répartition
• Accès à l'interface Convocations
• Ajout de tous les inscrits à un groupe existant
• Exempter un inscrit en le modifiant individuellement en cochant la case idoine

Si les options sont activées dans les configurations, 2 boutons s'affichent correspondant à 2 autres types d'émargement disponibles (si la session est à la date du jour):

• Lien d'émargement : un lien peut-être envoyé par mail à tous les inscrits de la session présents dans le Ldap. (Internes). Ce lien n'est valable qu'entre l'heure de convocation et le début de l'épreuve.
  En cliquant le participant se retrouve avec une pop-up dans le menu Participant  (après s'être authentifié avec CAS) lui demandant de confirmer sa participation.
• QR Code : un mail contenant un QR Code est envoyé aux externes (Non Ldap) ou internes (Ldap)  ou les 2, de la session. Ce QrCode pourra être lu dans l'application par un surveillant lors de l'émargement grâce à une webcam ou à la caméra d'un smartphone.

A noter que certaines options ne sont possibles que si la session n'est pas clôturée.

Le type d'émargement (manuel, carte, lien, QR Code) est indiqué par une icône correspondante.

Sessions > Inscrits > Esup-signature

On peut envoyer le PDF d'émargement dans esup-signature (via ws) afin qu'il soit signer par les personnes habilitées (voir configurations). Une fois signé, il sera mis en pièce jointe de la session puis effacer d'esup-signature. On le retrouve également dans le menu Gestionnaire>Esup-signature.

Sessions > Inscrits > Répartition

Une fois la liste d'individus constituée, il faut obligatoirement procéder à la répartition des inscrits dans les lieux de session créés précédemment.

Dans le tableau apparaissent les lieux de sessions; voici les différentes actions possibles :

• répartition automatique dans les salles suivant les priorités et capacités de celles-ci → bouton Répartir
• réinitialiser (effacer) la répartition, remet à zéro le nombre d'inscrits dans les salles
• une fois la répartition automatique effectuée, il y a possibilité de modifier celle-ci dans chaque salle , ne pas oublier de valider → bouton Modifier répartition

Sessions > Inscrits > Répartition > Liste d'émargement

En cliquant sur le nombre de candidats dans l'interface Répartition, on accède à la liste d'émargement

Sessions > Inscrits > Convocation

La partie "Convocation " peut-être activée ou non dans les configurations.

Possibilité d'envoyer des convocations aux personnes sélectionnées précédemment ou à tous les individus.

Pour l'instant la convocation est personnalisé . Possibilité de convocation anonyme -> TODO

Deux parties dans cette section :

• Personnalisation du document PDF :

   PDF de la convocation créé à partir de l'éditeur WYSIWYG, avec aperçu possible à tout moment. Les champs entre @ seront personnalisés si non anonyme.

• Personnalisation du message :

  Mail envoyé avec le PDF de la convocation en pièce jointe.

Différentes configurations du menu Admin. concernent cette section :

• la convocation type [CONVOC_TYPE]
• le sujet du mail par défaut [CONVOC_SUJET_MAIL]
• le corps du mail par défaut [CONVOC_BODY_MAIL]
• la liste des gestionnaires en cc [LISTE_GESTIONNAIRES]
• l'envoi d'email [SEND_EMAILS]
• substitution d'email  [TEST_EMAIL]

Sessions > Surveillants

On définit ici les surveillants qui vont être affectés à un lieu de session créé précédemment. Ils sont à choisir parmi les agents de cette session qu'ils soient ADMINISTRATEUR, GESTIONNAIRE ou SURVEILLANT.

Un surveillant peu être affecté à plusieurs salles.

Sessions > Surveillants > Consignes

Possibilité d'envoyer des consignes aux surveillants.

Pour l'instant les consignes sont personnalisées . Possibilité de consignes anonymes -> TODO

Deux parties dans cette section :

• Personnalisation du document PDF :

   PDF de la consigne créée à partir de l'éditeur WYSIWYG, avec aperçu possible à tout moment. Les champs entre @ seront personnalisés si non anonyme.

• Personnalisation du message :

  Mail envoyé avec le PDF de la consigne en pièce jointe.

Différentes configurations du menu Admin. concernent cette section :

• la consigne type [CONSIGNE_TYPE]
• le sujet du mail par défaut [CONSIGNE_SUJET_MAIL]
• le corps du mail par défaut [CONSIGNE_BODY_MAIL]
• l'envoi d'email [SEND_EMAILS]
• substitution d'email  [TEST_EMAIL]

Ade Campus

Cette entrée de menu n'est visible que si l'option est est activée dans les configurations.

Il faut également renseigner dans fichier emargement.properties le compte Ade Campus pour se connecter au Web Api d'Ade Campus.

Cette interface permet d'avoir accès aux évènements d'Ade Campus soit nous concernant , soit d'une ou plusieurs composantes que l'on peut choisir.

On sélectionne les évènements d'une plage de dates donnée afin de les importer. cela créera en cascade des sessions avec les salles associées, surveillants et utilisateurs.

si les capacités des salles sont bien renseignées, cela effectuera également la répartition.

On peut également importer les salles à part.

Individus

Recherche d'individus présents, surveillants ou de groupes dans ce contexte. Résultats recensant toutes les sessions où sont présents ceux-ci.

Un tableau d'assiduité par année est également affiché avec la possibilité d'éditer une attestation de présence dont le texte est modifiable via les configurations (ATTESTATION_TEXTE).

Si Esup-signature est connecté , il y possibilité d'envoyer celle-ci vers celui-ci.

Groupes

On peut ici créer, voir, modifier des groupes locaux.  Ils ne peuvent être remplis qu'à partir d'inscrits déjà présents dans l'application.
Ces derniers peuvent être importés par

• recherche individuelle
• session(s) entière(s)
• groupe(s) existant(s)

Calendrier

Calendrier avec différentes vues possibles permettant de voir les sessions prochaines ou passées de tous les contextes.

Le nom de session est indiqué avec en rouge celles clôturées et en vert les autres.

Import/export des inscrits

On a la possibilité ici d'importer ou exporter des individus de quatre sources différentes :

• Apogée  : différents filtres permettent d'arriver à une liste de matières et/ou de sous-groupes On peut importer/exporter les individus à chaque niveau de filtre composante / diplôme / matière / groupe, il suffit de désélectionner les filtres (X) non voulus.
  Les différentes requêtes Apogée sont définies dans le fichier src/main/java/org/esupportail/emargement/services/ApogeeService.java
• LDAP : on peut ici faire une recherche sur les groupes Ldap afin d'afficher les inscrits et les extraire.
  La configuration Ldap pour les groupes se trouve dans le fichier src/main/resources/emargement.properties
• Fichier(s) CSV : liste de N° étudiant, eppn ou mail externe | nom | prénom pour les personnes extérieures.
• Groupes locaux : liste des différents groupes comportant des inscrits.

On peut importer directement les individus dans une session choisie, ou bien les extraire dans un fichier CSV.

Évènements

Cette page permet d'interroger une url ICS anonyme, notamment d'ADE Campus afin de pouvoir lister des évènements pouvant être insérer lors de la création d'une session.

On récupère également les lieux non connus par l'application afin de pouvoir les insérer facilement dans celle-ci dans l’interface Administrateur>Lieux.

Pour être utilisé dans les rubriques Sessions et Lieux, l'évènement doit être "actif".

Esup-signature

Liste des documents envoyés à esup-signature.

Statistiques

Dans cette partie, différentes statistiques pour ce contexte. Les données d'une session ne sont comptabilisées que si celle-ci est fermée.

Surveillant

Ce rôle ne peut être défini que par un administrateur.

Le surveillant d'un contexte à accès au menu Surveillant.

Le menu Surveillant en détail :

Examens

On a ici l'objet de cette application : proposer une liste d'émargement avec émargement manuel, par carte ou avec envoi de lien.

Dans cette page une liste comportant des sessions s'affiche :

• si la session n'est pas clôturée.
• si la personne connectée est dans la liste de surveillants pour cette session.
• si l'ensemble des inscrits sont répartis dans les salles.

Le surveillant peut choisir alors la salle dans laquelle il est affecté pour afficher la liste des inscrits à cette session.

Si c'est une session 'à distance' on peut envoyer un lien aux participant

On peut alors émarger :

• de façon manuelle en cochant la case de l'inscrit.
• en utilisant l'application esup-nfc-tag pour desktop ou téléphone (voir le paragraphe dédié).
• manuellement pour quelqu'un ayant donné procuration (si l'option est activée dans cette session)
• par lien envoyé au participant
• par un QR Code de Session (option à activer dans les configurations) : On affiche ou on imprime le QR Code de session (bouton gris) pour que chaque participant puisse scanner ce QR Code. Ce dernier le redirigera vers l'espace Participant d'esup-emargement après authentification CAS. où il faudra scanner de nouveau celui-ci.

Lors de l'émargement, la photo de l’individu s'affiche, Nous utilisons les WS d'esup-Sgc pour récupérer la photo, le paramètre est à renseigner dans le fichier  src/main/resources/emargement.properties

3 cas d'émargement :

• Un individu émarge dans le bon lieu et la bonne session
• Un individu émarge dans la mauvaise salle → il sera quand même enregistré, l'information du lieu de badgeage enregistrée.
• Un individu émarge sans être inscrit dans la session - > il est quand même enregistré et est indiqué avec un status spécial.

La liste d'émargement en PDF pour un émargement manuscrit avec signature est téléchargeable, tout comme l'export PDF des émargements de cette session.

Un bouton permet d'ajouter un commentaire à la session, celui-ci sera inclus dans le PDF d'émargement.

Un autre bouton permet d'envoyer le PDF à la liste des gestionnaires définie dans les configurations (LISTE_GESTIONNAIRES).

Participant

Ce rôle est celui que tout le monde a à partir du moment où l'on est connecté et que l'on à participer à une session en tant qu’inscrit.

Si c'est le cas, une entrée de menu "Participant" est affichée permettant d'accéder à la liste des sessions auxquelles on a participé.

si l'option ENABLE_USER_QRCODE dans les configurations est activée, un QR Code d'émargement est disponible le jour de la session donnée.

Dans cet espace, on peut scanner un QR  Code de session.