...

Contexte : pourquoi un outil supplémentaire?

Qu'est-ce que Nuxeo apporte aujourd'hui en plus par rapport aux espaces de partages existants  (

...

webdav, cifs, ftp...) ?

• Solution de remplacement pérenne du WebDAV- SLIDE
• Les métadonnées de description
• La manipulation et la recherche plus aisée des documents
• Le « lien universel » universel »
• La gestion des versions des documents
• Des fonctions collaboratives plus intuitives
• Les nouveaux médias  (photos, documents multimédia, vidéos) peuvent trouver une solution avec Nuxeo
• Une intégration plus facile à l'ENT
• Une intégration (bien que non complète) au poste de travail

...

Quels sont les freins identifiés ?

• pas de maîtrise d'ouvrage clairement identifiée
• dimension régionale à prendre en compte
• réticence au changement des habitudes
• usages encore peu connus dans l'établissement
• il y a eu de moyens au  service informatique pour accompagner à l'usage de la GED

Comment organiser l'information ?

• 1 domaine par usage usage ?
• Un domaine par établissement géré ? (Rennes1, ENSCREcole de chimie, IEP)
• Un domaine pour les applications CVTheque et diplomés?  "CVTheque", "diplomés"
• Un domaine par type de documents ? (patrimoine numérique, domaine centré « métier » (gestion financière et comptable, gestion des étudiants, RH, etc ....)
• les « documents de travail » et les  « documents validés » : la publication de documents
• les espaces de projets / les espaces de travail institutionnels

Les fonctionnalités mises en oeuvre

...

Nombreuses façons d'accéder aux documents (en plus de l'IHM) :

• tableau de bord,
• documents validés,
• mini-sites,
• lien universel

...

• (esupversions)
• lien d'édition en ligne,
• intranets (esup-webengine

...

• )
• raccourcis WebDAV

...

• ?  est-ce bien utile pour la GED ?
• bientôt portlet automation ?

Intégration SI :

• Authentification:  shibboleth, et bientôt externe (par invitation)
• Groupes ldap (issus de Grouper) et shibboleth
• Pas de stockage personnel 
• Deux espaces : « documents de travail » et « documents validés »
• Backend de persistance pour CVThèque et ORI-OAI (via CMIS)
• Synchronisation FS pour documents créés par BO (dev. local  « automation » )
• Affichage des contenus des intranets
• esup-webengine : lien universel et affichage de sites web zippés à la volée
• Référencement : onglet pour indexer un document dans  ORI-OAI

...

La démarche

Définir le périmètre :

• documents administratifs de la recherche et des services :

...

• les

...

• premiers  "clients"
• autres types de documents bureautiques dans un second temps

...

• pas de service de contribution proposé aux étudiants pour l'instant
• proposer un plan de classement des documents cohérent avec le SI  

Démarche pilotée par les usages:

• on répond à un besoin clairement exprimé
• on essaie de donner une réponse « clé en mains »
• on généralise si possible

Coexistence avec

...

autres solutions de stockage

• l'utilisateur doit savoir quand la GED est adaptée à son besoin et quand il lui  faut du stockage "pur"

Les moyens

• Liste de diffusion des contributeursGroupe de travail ayant pour mission de piloter le déploiement
• Amélioration de l'intégration dans l'ENT
• Mise en place d'une formation Formation aux « usages avancés » par le CIRM (?)?  oui, si on veut déléguer la gestion des droits, des espaces de travail, etc...
• Documentation : aide en ligne, manuel de formation
• Accompagnement  par les cellules de proximitéproximité 
• Mise en place d'une structure de correspondants par composante  (?)composante
• Support via le helpdesk à organiser

Premiers retours d'expérience

• Espaces projets  projets du pôle "SI"  du service informatique : de plus en plus utilisé car répond à la nouvelle organisation du service
• Édition en ligne : encore des difficultés de déploiement , c'est un frein à l'usage de la GED
• Publication de documents (CR du CD Compte-rendus des réunions internes au CRI, CR du pôle SI, relevés de décision des conseils d'établissement) : Nuxeo devient l'outil privilégié
• Publication automatique de documents issus de BO : encore confidentiel mais pourrait être utilisé de façon plus intensive
• Backend pour les applications Diplomés, Cvthèque, ORI-OAI, dépôt des thèses :  CMIS quand tu nous tient !
• Espaces de projets ORI-OAI, Sifac , ... : très appréciés , le module invitation est très attendu , les wiki de projets ne sont pas à la hauteur des usages espérés
• De plus en plus d'espaces de projets collaboratifs impliquant les services communs ou centraux sont demandés

Développements périphériques

...