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(ENS Lyon) Faire le suivi & les relances par mail directement dans l'application (historisation des mails envoyés, modèles de mail pour relance, from configurable dans la partie administration) ajouter dans le tableau Liste des candidatures le commentaire sans avoir besoin de cliquer sur le détail (avec une info bulle)
Mail à chaque dépôt.
(lille3, lorraine, rennes2) Proposer (option) un envoi de mail vers le candidat à chaque upload et suppression de fichiers dans une de ses candidatures.
Il manque en version 1.3.0 le mail à chaque suppression en plus de chaque envoi (upload).
Mail - ajout de champs
(bourgogne) On propose l'utilisation de variables types @@civilite@@, @@nom@@ et @@prenom@@ dans les configurations de mails (en plus de @@postes@@ ou @@password@@ etc.)
-> à partir de 1.5.0, utilisation de variables @@nom@@ et @@prenom@@ pour les mails à destination des candidats (création de compte et nouvelle candidature).
Documents pré-remplis pour membres de commissions & Espace Poste
(lorraine)
Documents types complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par exemple:
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- liste d'émargement -> Il ne semble pas évident de générer un tel document depuis un template word : le problème étant ici la répétition d'un même ensemble (ligne de tableau par exemple) pour une liste donnée. Pb technique donc.
- rapport sur le candidat -> OK
...
Ces documents servent essentiellement aux commissions de sélection.
Documents pré-remplis pour membres de commissions & Espace Poste
(lorraine)
Documents types complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par exemple:
- - liste d'émargement-> sera OK via les tableaux Word en 1.6.0.
(Univ Artois)
Ajout de documents pré-remplis pour les membres de commission
- on rejoint la demande déjà formulée (mais ce serait bien d'utiliser plutot
des formats ouverts) pour les rapports
- on ajoute l'avis motivé individuel (seulement pour le président de COS)
(cela rejoint la demande précédente de distinguer un rôle président de COS)
(Univ Poitiers
- possibilité de télécharger des documents types pour les comités de sélection
complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par
exemple les listes d'émargement, les rapports et tout autre document importés
par le super-manager. -> sera OK via les tableaux Word en 1.6.0.
Recevable / Non recevable - non traité ?
(URCA) Lors du dépôt du
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(Univ Artois)
Ajout de documents pré-remplis pour les membres de commission
- on rejoint la demande déjà formulée (mais ce serait bien d'utiliser plutot
des formats ouverts) pour les rapports
- on ajoute l'avis motivé individuel (seulement pour le président de COS)
(cela rejoint la demande précédente de distinguer un rôle président de COS)
(Univ Poitiers)
- possibilité de prévoir un espace de dépôt de fichier par poste pour
déposer / récupérer l'ensemble des documents collectifs des comités de
sélection (PV, listes d'émargement, annexes, avis collectifs, liste de
répartition des rapporteurs, etc.). Aujourd'hui nous demandons aux comités de
sélection de déposer l'ensemble des fichiers dans le dossier du premier
candidat. > OK en 1.5.0.
- possibilité de télécharger des documents types pour les comités de sélection
complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par
exemple les listes d'émargement, les rapports et tout autre document importés
par le super-manager. Générer une liste d'émargements depuis un template word semble compliqué techniquement ...
Recevable / Non recevable - non traité ?
(URCA) Lors du dépôt du fichier, le statut initial est soit "recevable", soit "non-recevable", ce qui peut porter à confusion. Que penses-tu d'un statut plus large par défaut de type "non traité" ?
-> sera OK en 1.6.0.
Renommage des fichiers
Renommage des fichiers déposés avec ue convention de nommage
- pour les rapports
(par exemple cosNumeroCOS-candidatIdentifiantCandidat-rapportNomRapporteur ...)
- et idéalement également pour les pièces déposées par les candidats
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Rôle "président de comité"
(URCA) Distinguer le Président des autres membres du Comité (nouveau statut). Le Président de COS aurait des droits supplémentaires tels que :
- Modifier les caractéristiques du poste (membres, dates, ...)
- Renseigner la date de début des auditions et du Comité (-> nouvelles données visibles pour les autres membres)
- Déposer des PV, listes d'émargement, avis des candidats, voire effectuer le classement des candidats
-> en 1.5.0, la notion de président de comité a été introduite, avec un espace de partage par poste, sur lequel les présidents ont le droit de poster des documents (fonctionnalités à activer via le menu de configuration)
(Univ Artois)
Ajout d'un rôle Président de COS
1). qui puisse avoir accès à la page de la liste des candidatures avec les
mêmes filtres que ceux de la page des gestionnaires RH (bien sur
restreintes à son COS) pour lui faciliter la gestion des dossiers et des
rapports (utilisation des filtres, export du zip avec tous les dossiers+rapports
etc) : cela ne modifie pas le fait que les membres du COS (dont le président)
doivent aller voir la mise à jour des dossiers individuels régulièrement
mais cela lui permet de récupérer facilement - en un seul clic - tous les
documents dont il a besoin à un moment donné (les rapports à la fin et les
dossiers au moment de la répartition par rapporteurs)
-> en 1.5.0, la notion de président de comité a été introduite, mais le listing des candidatures ne change pas en fonction de ce nouveau rôle.
Par contre depuis la 1.4.1, les membres de commission peuvent récupérer un fichier zip correspondant à une recherche de candidatures.
2). qui puisse indiquer la répartition des candidatures aux rapporteurs (on
rejoint la demande déjà postée avec la possibilité pour les membres de pouvoir
filtrer ceux qui leur sont affectés)
-> ok en 1.5.0 (fonctionnalité à activer dans le menu de configurations)
(Univ Poitiers)
- possibilité de prévoir un rôle de président de comité de sélection avec des
fonctionnalités supplémentaires comme la répartition des dossiers candidats
aux rapporteurs et la possibilité de définir les candidats auditionnables
(engendrant l'envoi du mail) et de modification de la date des candidats
auditionnables dans le poste. Ce genre de rôle pourrait également être prévu
pour les correspondantes RH en composante, qui ont la charge d'envoyer les
convocations aux candidats et de dépôt des documents du comité de sélection.
-> ok en 1.5.0 (fonctionnalité à activer dans le menu de configurations) pour l'idée du président et de la répartition des dossiers
La définition des candidats auditionnables et des dates reste techniquement à la charge exclusive des gestionnaires cependant actuellement encore.
(Nice)
- possibilité donnée au président de choisir si les rapports sont visibles (aux membres de commission non propriétaires du rapport) ou non pour le poste de la commission qu'il préside.
(Univ Lorraine)
- serait-il possible de permettre, directement dans l'application, la création des commissions et de leur président par les utilisateurs de type Admin, SuperManager, Manager?
- serait-il possible d'ajouter en complément du mécanisme actuel de création des commissions en 2 étapes (Fichiers Excel Commission puis Importation Commission), la possibilité de
saisie directe dans l'application des données demandées dans les fichiers excel par l'utilisation de formulaires pour les utilisateurs de type Admin, SuperManager, Manager et Membre déclaré comme président?
- serait-il possible pour un président de commission ou pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager) de dupliquer les membres d'une commission sur une autre commission?
Pour chaque poste, pouvez-vous permettre aux utilisateurs dont le compte est de type Admin,SuperManager,Manager d'avoir accès à l'espace poste réservé aux présidents pour y déposer des documents avec possibilité de les supprimer (mais bien évidemment pas ceux déposés par le président)? → déjà le cas a priori ?
Extension des rôles / rôle Collégium
(Univ Lorraine)
Pour permettre un accès sélectif à l'application, serait-il possible d'introduire une gestion de profils d'utilisateur et de personnaliser chaque profil de façon à ce qu'il permette un accès ou non aux différents menus et fonctionnalités de l'application (introduction d'un mécanisme de gestion des droits applicatifs entièrement paramétrable par l'établissement).
Si cette gestion est trop compliquée à mettre en oeuvre, il faudrait à minima ajouter un profil Collégium (en plus de Admin, SuperManager et Manager déjà existant) qui permette uniquement la vision du descriptif de l'ensemble des postes.
Fonction "valider votre candidature" / verrouillage de la candidature
(Univ Poitiers)
- possibilité de mettre en place un bouton "valider votre candidature" pour
les candidats, une fois qu'ils pensent avoir complété correctement leur
dossier. Une fois le dossier validé, les pièces du dossier seraient bloquées
et les gestionnaires pourraient voir le dossier candidat et l'étudier. Si le
dossier est incomplet, en le marquant comme vue mais incomplet, cela
débloquerait le dossier candidat que ce dernier pourrait modifier ensuite.
- possibilité de verrouiller le dossier d'un candidat quand il est jugé
recevable. Ainsi le candidat ne peut plus modifier les pièces déposées, mais
seulement en ajouter (cela reviendrait dans le principe, à la même chose que
les candidats auditionnables qui peuvent déposer de nouvelles pièces).
(Toulouse 1) Nous sommes favorable à un dispositif de ce style, permettant de "figer" non pas tout le dossier
mais uniquement les pièces qui lors du paramètrage sont identifiées comme faisant partie de la recevabilité administrative,
le candidat pouvant toujours modifier/ajouter les autres pièces sans modifier ce statut de recevable.
(Univ Nice)
- Les candidats nous demandent fréquemment d’avoir accès à un bouton « Valider la candidature » lorsque l’ensemble des pièces a été déposé. Actuellement les dossiers non encore complétés sont potentiellement étudiés par les services compétents alors que les candidats n’ont pas terminé leur préparation.
- Une fois le dossier noté recevable, il ne devrait plus être modifiable par le candidat.
- Lorsqu’une candidature a été modifiée, voir quels documents ont été depuis la dernière validation plutôt que reprendre l’ensemble des documents du dossier,
- Les candidats ne voient pas le statut de leur dossier (recevable, non recevable, non classé),
...
- possibilité d'ajouter les commentaires dans l'extraction des candidatures
et / ou de faire un filtre par commentaire dans l'onglet liste des
candidatures. →en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags'
- possibilité d'ajouter un statut de dossier et une couleur pour tous les
dossiers vides (ou de pouvoir remettre les dossiers "marqués comme vus" en
"non vus").). →en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' (pas de code couleur associé pour autant) ... peut-être est-ce suffisant ici aussi ?
(Univ Nice) Ajouter un état dossier incomplet et surtout en notifier le candidat,.candidat →en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' (pas de mail auto cependant) ... peut-être est-ce suffisant ici aussi ?
Répartition (ou détection) des dossiers de candidature par rapporteur
...
(Toulouse 1) Nous avons à peu près la même demande, mais sans forcément modifier le comportement de l'application, juste l'affichage.
l'idée est la suivante, à partir d'un import csv, les candidats associé à un rapporteur seraient affichés avec un couleur différente.couleur différente.
-> OK en 1.5.0
Zone de commentaire pour gestionnaires
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(Univ Nice) Le champ « commentaire » est mis à disposition des comités de sélections, il serait utile que les services administratifs puissent eux aussi disposer d’une zone de ce type afin d’annoter les dossiers en cours de traitement Pour les managers, modifier l’ordre des blocs commentaires éventuels et gestion de la candidature. Le premier étant inutilisé ou presque alors que le second est indispensable. →en (future) 1.6.0 - possibilité de jouer avec des 'tags' , les tags sont visibles des membres cependant
Gestion des candidatures supprimées dans Galaxie
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- actions sur fichiers (filtre sur nom utilisateur)
- authentification (filtre sur nom utilisateur)
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- possibilité de faire une recherche par nom dans les différents onglets de
l'application et notamment dans la liste des candidatures.
- > ok dans les dernières versions a priori.
Extractions
(Univ Lorraine)
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- Serait-il possible d'ajouter une gestion des classements des candidats par les membres présidents des comités (coordonnateurs) à l'issue du traitement des dossiers par la commission et avant la saisie des lauréats?
- saisie/modification des classements
- édition des classements (document pdf pour signature des présidents)
- extraction excel des classements
→en (future) 1.6.0 ajout des tags extraction excel des classements
- dans le cadre d'une gestion des classements :
- serait-il possible pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager) d'avoir une extraction excel des candidats classés par poste.
- serait-il possible d'introduire une gestion du suivi de prise de contact téléphonique entre la DRH et les candidats classés.
Pour chaque candidat classé, pour les utilisateurs de la DRH (compte de type Admin, SuperManager, Manager), prévoir la possibilité de définir un état de suivi, d'associer une date à cet état et en fonction de cet état pouvoir gérer l'envoi de mail au candidat (le texte associé au mail devant être paramétrable par la DRH puis modifiable avant envoi).
Ces états et dates devraient être visibles par tous les membres d'une commission (Un code couleur pourrait éventuellement être associé à chaque état).
Les valeurs de cet état seraient :
- 0 - aucune prise de contact
- 1 - prise de contact téléphonique en échec
- 2 - acceptation
- 3 - refus
- 4 - attente de confirmation
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(Un code couleur pourrait éventuellement être associé à chaque état).
Les valeurs de cet état seraient :
- 0 - aucune prise de contact
- 1 - prise de contact téléphonique en échec
- 2 - acceptation
- 3 - refus
- 4 - attente de confirmation
→en (future) 1.6.0 ajout des tags
Les types de mail associés aux états seraient :
- mail d'information signifiant au candidat qu'il est classé et demandant de nous confirmer la prise de poste
- mail de confirmation de l'acceptation au candidat
- mail de confirmation du refus au candidat
- mail de relance avec délais
→en (future) 1.6.0 ajout des tags
(Univ Nice) Serait-il possible d'ajouter une gestion des classements des candidats par les membres présidents des comités (coordonnateurs) à l'issue du traitement des dossiers par la commission et avant la saisie des lauréats?
Serait-il possible d’avoir un mini tableau de bord de suivi du traitement des dossiers de ce style :
→en (future) 1.6.0 ajout des tags qui peut permettre d'ajouter un tag 'classement' donc ; possibilité de réutiliser les tags dans un export word 'tableau' - mais le mini-tableau de bord donné ci-dessus n'est pas réalisable pour autant avec uniquement ces modifications ...
- mail d'information signifiant au candidat qu'il est classé et demandant de nous confirmer la prise de poste
- mail de confirmation de l'acceptation au candidat
- mail de confirmation du refus au candidat
- mail de relance avec délais
(Univ Nice) Serait-il possible d'ajouter une gestion des classements des candidats par les membres présidents des comités (coordonnateurs) à l'issue du traitement des dossiers par la commission et avant la saisie des lauréats?
Serait-il possible d’avoir un mini tableau de bord de suivi du traitement des dossiers de ce style :
Authentification
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