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  • le dépôt et le retraitement éventuel de la version dématérialisée de la thèse : Un mois avant leur soutenance de thèse les doctorants doivent déposer leur manuscrit de thèse en ligne pour son archivabilité. Ils sont prévenus par un mail automatique de l'application ESUP-SyGAL de la validation de leur proposition de jury de soutenance de thèse par la direction de leur établissement, et de son enregistrement dans Apogee ou Physalis par les pôles doctoraux. Le dépôt du manuscrit en ligne leur est alors proposé par ESUP-SyGAL, qui vérifie son archivabilité sur STAR et propose le cas échéant un retraitement du fichier, puis la page de couverture de la thèse est automatiquement générée par l'application. Les doctorants procèdent à l'archivabilité de leur manuscrit, l'enregistrement de leur résumé en français et en anglais, la saisie de leurs mots clefs... Ils choisissent les modalités de mise en ligne de leur manuscrit (autorisation, demande d'embargo, refus sur motif...), puis informent de leur disponibilité à la bibliothèque universitaire pour enregistrer leur version dématérialisée dans les applications nationales et déposer un exemplaire papier pour l'établissement de soutenance.

    Ce dépôt est un préalable et conditionne l'autorisation de soutenance délivrée ensuite par la direction de l'établissement au vu des pré-rapports de soutenance.

  • l'organisation de la soutenance de la thèse

    Au minimum deux mois avant la date de soutenance de thèse, le doctorant complète en ligne son dossier de proposition de soutenance. Il indique l'intitulé exact de la thèse soutenue, la date, l'horaire et le lieu de soutenance. Les noms, statuts et établissements employeurs des rapporteurs et des membres de leur jury de thèse. Il indique s'il y a des demandes de visioconférence, et gère les délégations de signature. L'application ESUP-SyGAL permet de vérifier au fur et à mesure des enregistrements la validité du jury de soutenance, en fonction du nombre de personnes de rang A, d'extérieurs et de mixité attendue.

    Cette proposition de soutenance est validée en ligne par le doctorant, la direction de la thèse, puis par l'Unité de recherche et l’École Doctorale. En cas de désaccord, le dossier doit être modifié. En cas d'accord, le pôle doctoral est informé de la soutenance et édite la proposition de jury de soutenance à faire valider par la direction de l'établissement.

    Les rapporteurs sont informés qu'ils doivent déposer dans l'application ESUP-SyGAL leur rapport et avis de soutenance, ainsi que leur engagement d'impartialité, pour permettre l'autorisation de la soutenance par la direction de l'établissement.

  • le rapport annuel :

    ESUP-SyGAL permet aussi de gérer la mise en place d'un rapport annuel unique pour chaque doctorant. Ce rapport annuel a pour objectif de d'aider le doctorant à valoriser ses compétences et sa formation afin de favoriser son insertion professionnelle. Ce rapport annuel résume les activités scientifiques, les formations suivies, les productions scientifiques de l’année universitaire, et permet d’y faire figurer l’avis motivé du directeur de thèse et l’avis du Comité de Suivi Individuel de Thèse, afin d'envisager l'autorisation de réinscription pour l'année à venir.

  • l'alimentation automatique des listes d'abonnés, de modérateurs, de propriétaires des listes de diffusion sympa (doctorants, ED, Unité de Recherche)pour les doctorants et les directeurs de thèses par école doctorale.

Les procédures en cours de développement sont :

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