A défaut d'une documentation fonctionnelle et technique complète, nous vous proposons ici une série de questions / réponses autour d'EsupDematEC.
Nous tenterons de compléter cette FAQ au fur et à mesure des retours que nous aurons sur cette application. Toute aide / coopération autour de l'élaboration de la documentation et de cette FAQ est la bienvenue par ailleurs.
Y a t'il une documentation fonctionnelle de l'application ?
Actuellement non.
Il y a cette FAQ, la page de présentation succinte sur esup-portail.org ainsi que les blocs d'aide en ligne disponibles dans l'application elle-même.
Ces blocs d'aide doivent permettre d'utiliser EsupDematEC de manière intuitive à tous les niveaux : administrateur, super-manager, manager et candidat.
Y a t'il un démonstrateur ou une plateforme de test ? Que fait exactement EsupDematEC ?
Nous n'avons ni démonstrateur, ni plateforme de test. Aussi nous vous encourageons à installer l'application. Celle-ci utilise les outils classiques Esup (maven, java) et elle s'installe rapidement.
L'installer vous permettra de tester l'application à blanc avec des fichiers Excel donnés en exemple (et disponibles via les blocs d'aide).
L'idée est ainsi de balayer les menus dans l'ordre et de voir ce qui est attendu, comment tout cela fonctionne ...
Est-ce qu'EsupDematEC est en production dans des établissements aujourd'hui ?
L'université de Rouen l'utilise. D'autres établissements sont intéressés et l'ont installé au moins pour test ; nous ne savons pas si ils sont déjà passés en production dessus (tout retour est le bienvenu).
On this page:
Comment EsupDematEC est reliée à Galaxie ?
Galaxie propose aux gestionnaires un export des voeux des candidatures par un fichier Excel, c'est ce fichier Excel qui, importé dans EsupDematEC, permet de prendre en compte les candidatures et les postes liés.
Le fichier excel de Galaxie est-il reçu automatiquement ? Qui contacter pour faire une telle demande ?
Le fichier Excel de Galaxie n'est pas reçu automatiquement, c'est aux gestionnaires de l'exporter depuis l'interface web de Galaxie, puis de l'importer dans EsupDematEC via l'interface web d'EsupDematEC. Pour ce faire cette personne doit être "super-manager" dans EsupDematEC.
Le fichier Excel est donc généré à la demande par Galaxie et il contient l'ensemble des voeux des candidatures reçus depuis le début : il est de plus en plus gros.
EsupDematEC en tient compte et ne génère les comptes et postes que lorsque ceux-ci ne sont pas déjà présents dans l'application.
EsupDematec signale tout problème éventuel sur l'importation, sur le fichier (mail non renseigné, mail mal formé, etc.) via ses journaux consultables en ligne.
Altaïr, Antee, Fidis ... EsupDematEC est utilisable pour les A.T.E.R. ou les E.C. ?
Galaxie propose des applications différentes suivant les type de recrutement. Pour les A.T.E.R. (Attaché Temporaire d'Enseignement et de Recherche) c'est Altaïr par exemple.
Aussi les fichiers Excel exportés de Galaxie n'ont pas toujours le même format, cela peut même éventuellement changer d'une campagne sur l'autre.
EsupDematEC propose un fichier de configurations src/main/resources/META-INF/spring/applicationContext-galaxie.xml permettant de modifier la correspondance entre les noms des colonnes Excel du fichier Galaxie et les champs attendus par EsupDematEC.
3 champs sont à renseigner correctement au minimum : id_email, id_numemploi et id_numCandidat.
Les autres champs ne servent "qu'à" l'affichage et n'influent pas sur le bon fonctionnement de l'application.
EsupDematEC peut supporter plusieurs campagnes en même temps ?
La durée d'une campagne (de l'ouverture pour les candidats jusqu'à la fermeture des consultations pour les membres des commissions) fait qu'il est possible que 2 campagnes se chevauchent (une pour les ATER en même temps qu'une autre pour les EC).
EsupDematEC n'est pas prévu pour supporter plusieurs campagnes en même temps, notamment des campagnes pour les EC et les ATER en même temps (les formats d'Excel étant différents notamment, on aura des fichiers de configuration applicationContext-galaxie.xml spécifique).
En plus, les utilisateurs (exceptés peut-être les administrateurs et managers) sont différents d'une campagne sur l'autre.
L'idée ici est de même en place une instance d'EsupDematEC par campagne. Dans les faits, une université aura 2 instances en parallèle complètement indépendantes. Une pour les EC et une autre pour les ATER.
Ces 2 instances pourront être présentées via 2 urls différentes :
https://recrutement-ec.mon-univ.fr et https://recrutement-ater.mon-univ.fr par exemple.
Entre chaque campagne, on pourra simplement purger la quasi-totalité de la base de données. Ce excepté, la table permettant l'adaptation du titre, textes d'aide, textes de mail, logo ... ainsi que les comptes admin et (super-)managers - cf ./src/main/webapp/doc/delete-data.sql
À quoi correspondent les différents rôles dans EsupDematEC, à quoi servent-ils ?
Les rôles des utilisateurs dans EsupDematEC sont les suivants :
Admin
Les utilisateurs avec le rôle "Admin" ont le maximum de droits - cependant les droits supplémentaires qu'il a par rapport au SuperManager ne sont en fait pas censés servir dans une utilisation normale d'EsupDematec : par exemple, le bouton """Créer un nouveau "Galaxie Entry"""" ne doit pas être utilisé : ces éléments doivent être générés uniquement par l'import de fichiers Excel Galaxie.
Ce rôle peut éventuellement être donné à un administrateur informatique.
SuperManager
C'est le rôle à utiliser pour gérer l'instance d'EsupDematEC.
Il est donné usuellement au( x ) responsable(s) fonctionnels d'EsupDematEC du service DRH.
Les super-manager peuvent configurer les textes, logos etc. de l'application, créer d'autres utilisateurs manager ou supermanager en leur attribuant un password.
C'est le supermanager qui importe régulièrement les fichiers Excel Galaxie présentant les candidatures.
C'est encore lui qui actionne le formulaire pour lancer les créations de comptes depuis les informations issues de ces fichiers Excel Galaxie.
De même pour les membres de commissions (utilisation d'un fichier Excel spécifique, donné en exemple dans le bloc d'aide du menu concerné).
Il peut également ajouter éventuellement des fichiers de candidatures à la place des candidats.
Il a de plus tous les droits d'un manager.
Manager
Donné usuellement aux personnels du service DRH (qui ne sont pas déjà supermanager), il permet de consulter l'ensemble des journaux sauvegardés en base de données ainsi que l'ensemble des candidatures (téléchargement des fichiers).
Ils peuvent également noter une candidature comme non recevable. Celle-ci ne sera pas supprimée mais elle ne sera pas listée aux membres de la commission correspondante.
Membre
Créés depuis depuis l'importation d'un fichier Excel présentant un couple "email / numéro de poste", les membres ont le droit de consulter l'ensemble des candidatures des postes sur lesquels ils ont été affectés (et marqués comme recevable).
Candidat
Crées depuis l'importation d'un fichier Excel Galaxie, les candidats peuvent déposer des fichiers dans l'interface web d'EsupDematEC. Ils peuvent les supprimer ou encore les retélécharger (pour s'assurer par exemple de leur bonne transmission).
Quand importer les candidats dans EsupDematEC ? Et les membres ?
La campagne lancée, Galaxie va permettre via des exports de fichiers Excel (réalisés régulièrement) de mettre à jour dans EsupDematEC les candidatures.
Cette mise à jour, effectuée manuellement par un supermanager, peut se faire quotidiennement ou plus encore : dans les faits, il semble pertinent de réaliser cette extraction/importation 2 fois par jour en début de campagne puis d'accélérer le rythme en fin de campagne (pour laisser un maximum de temps aux candidats tardifs, qui représente une population nombreuse).
Cette extraction/importation provoque la création de comptes candidat et de postes dans l'application. En plus de créer le compte, EsupDematEC envoie un mail d'activation sur le mail du candidat (le candidat doit donc renseigner un mail valide dans Galaxie) afin que celui-ci puisse se connecter sur EsupDematEC et uploader les fichiers demandés.
La période d'enregistrement close sur Galaxie, et suivant la date maximale d'envoi de fichiers positionnée par le super-manager, les candidats ne peuvent plus modifier leur candidature ni même se connecter.
Une fois l'ensemble des candidatures consultées par le service DRH (super-manager et manager), une fois les témoins positionnés éventuellement à non-recevable (le témoin est à recevable par défaut), le super-manager peut importer un ou plusieurs Excel présentant les membres des commissions.
Comme pour les candidats, le mail des membres, renseignés dans les Excel vont permettre l'envoi par l'application de mails d'activation.
EsupDematEC possède-t-elle un système d’horodatage ?
EsupDematEC garde trâce de toutes les actions upload/download/delete des fichiers (également des authentifications) en base de données (en plus des logs classiques) - ces informations sont ainsi consultables par les "admin" et "super-manager" de l'application.
Qu'est ce qu'un candidat actif dans EsupDematEC?
Un candidat actif est un candidat qui a reçu le mail d'activation, a cliqué sur le lien d'activation et a renseigné un password.
Comment sont donnés les login / password par EsupDematEC ?
Les login correspondent aux mails des individus, ils sont
- soit saisis manuellement dans un formulaire pour les admin, super-manager et manager
- soit renseignés automatiquement via l'import des fichiers Excel Galaxie / de commisions.
Les passwords sont chois par les utilisateurs à l'activation du compte.
Un super-manager peut aussi le renseigner (ou l'écraser) directement dans un formulaire.
Il n'est jamais lisible par contre, car chiffré dans la base de données.
Est-ce qu'EsupDematEC est cassifié ?
Non, nous avons choisi de faire d'EsupDematEC une application indépendante des briques du SI.
Elle utilise donc notamment sa propre gestion de comptes.
Les admin, manager et super-manager peuvent se connecter à EsupDematEC depuis l'extérieur de l'université?
EsupDematEc est une application web et pour que les candidats puissent l'utiliser, elle peut donc être accessible depuis n'importe où.
Pour des raisons de sécurité cependant, on peut spécifier depuis quelles adresses IP, les admin, manager et super-manager ont le droit de se connecter (liste blanche) :
Fichier src/main/resources/META-INF/spring/security.properties
EsupDematEC peut tourner sur du MySQL au lieu de PostgreSQL ?
L'application EsupDematEC nécessite une BD SQL supportant les transactions ainsi que le streaming sur les blobs.
Par défaut mysql (et innodb) ne supporte pas actuellement le streaming sur les blobs.
A moins d'être un DB Admin très averti sur la question, on peut considérer qu' EsupDematEC requiert purement et simplement l'utilisation de PostgreSQL - ce notamment pour sa gestion très efficace des blobs : EsupDematEC stocke effectivement les fichiers des candidats "en base", c'est à dire sous forme de blobs (qui sont en fait stockés astucieusement sous forme de fichier séparé dans le file system pour postgresql).
A ce propos, on vous recommande donc de bien suivre la documentation technique d'EsupDematEC notamment autour de la mise en place de Postgresql :
https://github.com/EsupPortail/esup-dematec#postgresql
Quid de la volumétrie ? Et les sauvegardes des données d'EsupDematEC ?
Suivant les documents demandés, la volumétrie peut évidemment varier. Si les documents demandés restent des fichiers textes (pdf), les tailles restent "relativement" faibles par rapport aux capacités des serveurs actuels.
Voici un exemple de volumétrie sur une campagne de recrutement (récent) :
Nombre de postes 22
Candidats uniques 541
Candidats actifs 515
Nombre de candidatures 632
Nombre de candidatures actives (au moins une modification) 589
Fichiers déposés 1747
Volume total 3,9 GB
Taille Max Fichier 131 MB
-> taille disque de /var/lib/postgresql : 5.8 Go (à noter : ~ 1.5 fois plus que la taille totale des fichiers).
-> taille d'un pg_dump en directory (-F d disponible depuis postgres 9) : 3,7 Go
Que faut-il mettre en place pour sauvegarder l'ensemble des données EsupDematEC dont les fichiers de candidatures ?
L'ensemble des données est stocké dans une base de données PostgreSql. Sauvegarder les données revient à sauvegarder la base de données.
PostgreSql propose différents mécanismes de sauvegarde. Le mécanisme le plus simple est de faire un simple dump de la base de données (pg_dump).
Depuis Postgres 9, la commande pg_dump propose une sortie sous forme de répertoire, où chaque blob (correspondant à chaque fichier déposé dans EsupDematEC) se retrouve sous la forme d'un fichier compressé. L'intérêt est alors que
- ce dossier issu du pg_dump e prête bien bien aux robots de sauvegarde et à leurs possibilités de sauvegarde incrémental
- le pg_dump en directory est plus rapide que les autres pg_dump, notamment sur des bases de données avec des blob volumineux.
Exemple d'une ligne crontab faisant un dump toutes les nuits (1H30) dans l'optique du passage d'un robot de sauvegarde dans le répertoire /var/lib/postgresql/backup/dematater-dump :
30 01 * * * postgres rm -rf /var/lib/postgresql/backup/dematec-dump && pg_dump -b -F d -f /var/lib/postgresql/backup/dematec-dump dematec
A noter que le répertoire cible du dump doit pouvoir supporter la taille du dump (~ équivalent à la taille de l'ensemble des fichiers de candidatures).