EsupDematEC

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Présentation de l'application

Le principe de ce service est relativement simple :

  1. côté Candidats : elle permet aux personnes préalablement inscrites sur Galaxie de déposer leurs fichiers pour chacune de leurs candidatures
  2. côté Gestionnaires/RH :
    • elle permet de centraliser l'ensemble des candidatures en un seul et même outil, facilitant ainsi la consultation des fichiers déposés par les candidats.
    • en fonction des droits accordés à l'utilisateur, elle peut également offrir la possibilité de marquer une candidature comme lue, incomplète ou (non) recevable mais aussi de déposer le rapport du comité de sélection, etc.
    • … (elle propose encore bien d'autres fonctionnalités détaillées ci-après)

Pour plus d'informations, consultez la FAQ sur le site ESUP: http://www.esup-portail.org/display/EsupDematEC/Foire+aux+questions

Partie Candidat

Comment obtenir son compte utilisateur ?

Pour que vous puissiez déposer vos candidatures, il faut qu'un compte vous soit octroyé. Pour cela, il faut que vous vous soyez préalablement inscrit(e) sur Galaxie, en ayant spécifié une adresse e-mail.

Une fois enregistré(e) auprès de Galaxie, vous devriez recevoir un e-mail sous 24h dans lequel vous trouverez la démarche pour activer votre compte et définir votre mot de passe pour vous authentifier dans l'application. Si jamais vous ne receviez pas d'e-mail d'activation de compte, veuillez contacter le service des Ressources Humaines à : xxxxx@mon-univ.fr

Déposer sa candidature

Une fois votre compte activé, L'application permet.... TODO

Partie Gestionnaires/RH

Importation des données issues de Galaxie

>> Pour quoi faire ?

Cette application s'appuie sur les données renseignées dans l'application nationale Galaxie. Pour que les utilisateurs puissent déposer leurs fichiers, il est donc nécessaire d'importer un fichier issu de Galaxie dans lequel on retrouve les informations personnelles des candidats (nom, coordonnées, situation professionnelles, etc.) ainsi que les postes auxquels ils souhaitent candidater. A l'heure actuelle, il n'existe aucun mécanisme permettant d'automatiser l'import de ce fichier : il est donc à la charge des gestionnaires de chaque établissement de procéder à cette manipulation d’importation de données.

>> Procédure détaillée pour l'importation de données

La procédure décrite ci-dessous doit être réalisée par une personne du service RH ayant les droits nécessaires dans l'application esup-dematec. Pour ajouter un gestionnaire ou ajouter des droits à une personne possédant déjà un compte, veuillez faire une demande à xxxxx@mon-univ.fr

  1. Téléchargez le fichier Galaxie
    • Connectez-vous à l'application Galaxie pour générer et télécharger le fichier source
    • (FACULTATIF) … ou bien, téléchargez le fichier à cette adresse : https://dematec.mon-univ.fr/fichier . En effet, avec la collaboration des services techniques du Ministère, nous avons mis en place un système permettant de déposer deux fois par jour (à 6h40 et 13h40) le fichier issu de Galaxie sur un de nos serveurs.
  2. Authentifiez-vous sur https://dematec.mon-univ.fr
  3. Déposez le fichier :
    • cliquez sur Fichiers Excel Galaxie dans le menu principal de gauche
    • … puis sur Créer un nouveau “Galaxie Excel”
    • … puis sur Choisissez un fichier → là, sélectionnez le fichier que vous venez de télécharger
    • … puis sur Valider
    • ⇒ Si tout s'est bien passé, vous devriez voir le nom de votre fichier dans le tableau (cliquez sur l'intitulé Création pour classer les fichiers par date de dépôt). Si ce n'est pas le cas, veuillez immédiatement contacter l'administrateur technique (xxxxx@mon-univ.fr)
  4. Générez les comptes des candidats (en supposant que l'étape précédente se soit bien déroulée)
    • cliquez sur Importation Galaxie dans le menu principal de gauche
    • si le fichier présente de nouveaux candidats (ou si un import précédent a échoué), vous aurez un encadré vous indiquant les éléments qu'il est nécessaire d'importer :
      • il vous suffit alors de cliquer sur le bouton Générer présent dans cet encadré (vous serez redirigé vers une page listant les résultats des imports)
      • pour vérifier que l'import se soit bien déroulé, vous pouvez :
        • contrôler que tous les derniers imports aient bien pour statut IMPORT SUCCESS dans l'historique (et non IMPORT FAILED)
        • retourner sur Importation Galaxie et vérifier qu'il ne vous liste plus d'élément à générer
      • ⇒ Si vous voyez qu'il y a eu une erreur lors de l'import, veuillez immédiatement contacter l'administrateur technique (xxxxx@mon-univ.fr)
    • si le fichier ne présente pas de nouveaux candidats, la procédure s'arrête ici.

Fréquence des imports

Au lancement de la campagne de recrutement, on peut considérer qu'un import par jour est suffisant. Toutefois, pour que les candidats “retardataires” puissent déposer leurs documents dans de bonnes conditions, nous vous invitons fortement à augmenter le nombre d'imports quotidiens la semaine précédant la date butoir. (FACULTATIF) Dans ce cas là, il vous faudra télécharger le fichier source directement depuis Galaxie (généré au moment du téléchargement) et non plus utiliser celui mis à votre disposition sur nos serveurs (généré seulement 2 fois par jour à heure fixe).

Les différents états et statuts d'une candidature

 

Important

  1. A noter que les états et statuts d'une candidature sont directement repérables depuis la page Liste des candidatures :
    • pour connaître l'état d'une candidature, il suffit de regarder la colonne recevable : [ DONE = Recevable] ; [ (vide) = Non recevable].
    • pour connaître le statut d'une candidature, il suffit d'observer la couleur de surlignage (cf légende sous le tableau).
  2. Le changement de statut ou d'état d'une candidature est totalement transparent pour le candidat. Aucune notification ou élément visuel ne peut lui permettre d'avoir connaissance de ces informations.

 

>> Etats : ''Recevable'' vs ''Non-recevable''

L'import des données Galaxie permet de créer les comptes candidats (avec envoi de mail pour l'activation du compte) mais également leurs candidatures. A sa création, une candidature est -par défaut- considérée comme étant Recevable : cela signifie qu'elle sera visible par les membres de la commission (et les gestionnaires de l'application). Pour qu'elle ne soit plus visible par la commission, il faut passer le statut de la candidature à non recevable. Pour changer le statut d'une candidature, il suffit de consulter le détail de la candidature (depuis la page Liste des candidatures) et de choisir le statut souhaité dans l'encadré Gestion de la candidature.

A noter que le statut des candidatures est directement indiqué depuis la colonne recevable dans la liste des candidatures :

  • (DONE) = Recevable
  • (vide) = Non recevable

>> Les différents statuts

>>>> Non Vue

A sa création, une candidature est considérée comme : _Non vue_. A noter qu'une candidature ayant préalablement été marquée comme Vue peut repasser en statut Non Vue en cliquant sur le bouton Marqué comme non Vue dans l'encadré Statuts sur la page de consultation d'une candidature.

>>>> Vue

Pour indiquer qu'une candidature a été : _Vue_ , il suffit d'aller sur la fiche détaillée de celle-ci et, dans l'encadré Status cliquer sur _Marquer comme Vue_ A sa création, une candidature est considérée comme Non vue.

>>>> Vue mais modifiée depuis

Une candidature est considérée comme : _Vue mais modifiée depuis_lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme Vue.

>>>> Vue et incomplet

Pour indiquer qu'une candidature a été vérifiée mais qu'elle est incomplète, il suffit de la passer au statut :  _Vue et incomplète_

. Une fois encore, ce changement se fait directement depuis la fiche détaillée de la candidature : bouton Marquer comme vue mais incomplet de l'encadré Statuts.

>>>> Vue et incomplet mais modifié depuis

Une candidature est considérée comme :  _Vue et incomplet mais modifiée depuis_ lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme Vue et incomplète.

 

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