Acteurs
- Gestionnaire de centre de candidature.
Pré-requis
- Etre connecté au back-office ;
- Disposer des droits suffisants ;
- Un centre de candidature doit avoir été créé et des commissions doivent être affectées au centre de candidature du gestionnaire.
Accès à l'écran
- Centre de candidature --> Candidatures
Choisir une commission
L'écran se positionne par défaut sur la première commission que vous gérez et dans l'onglet "Candidatures" (cf libellé en haut en rouge). L'onglet "Candidatures annulées/archivées" sera abordé dans un prochain paragraphe dans cette documentation. En cliquant sur le bouton "Changer", vous pouvez sélectionner une autre commission parmi celles affichées dans la liste déroulante que celle actuellement affichée :
Rechercher un candidat
Étapes
Par défaut, tous les candidats de la commission sont affichés. Pour affiner ou rechercher un candidat en particulier, il est possible de rentrer des critères qui se combinent sur le mode "ET" :
- choix d'un n° de dossier en particulier,
- choix d'un nom complet, du début d'un nom ou même d'une suite de lettres figurant à l'intérieur d'un nom : exemple URA permettra d'afficher URANI, mais aussi DURAND, MALURA,
- ce principe se retrouve dans tous les champs où il n'est pas proposé de liste de valeurs.
Pour les champs où est présent le bouton "liste de valeurs" 
, il vous suffit de sélectionner la valeur sur laquelle vous allez faire la recherche.
Vous pouvez sélectionner un ou des dossiers, en cochant ceux-ci dans la première colonne, afin d'y appliquer différentes opérations. Après avoir effectué votre sélection, deux boutons sont disponibles : Actions et Export.
Bouton Actions :
Action "Ouvrir dossier candidat"
Cela permet de naviguer vers le dossier du candidat précédemment sélectionné (dvisualiser l'ensemble du dossier du candidat, ses coordonnées (onglets "informations personnelles" et "adresse"),
- son baccalauréat, son cursus externe et interne (si étudiant en cours de scolarité), ses stages et son expérience professionnelle :
- les formations auxquelles il a candidaté :
- et les données informatiques le concernant (administration)
- Toutes les données (non grisées) sont accessibles en édition "Editer" et peuvent être modifiées par le(la) gestionnaire d'un centre de candidature, certaines d'entre elles pouvant être supprimées (une candidature à une formation par exemple) en sélectionnant la ligne en question et en cliquant sur le bouton "Supprimer". Il vous est également possible d'ajouter une candidature pour le compte d'un candidat (dans le cas d'une campagne fermée aux candidats) à l'aide du bouton " + Proposition de candidature".
- Pour tout besoin d'information complémentaire sur des champs en particulier, se référer au Module 4 - Dossier Candidat.
Action "Ouvrir historique des avis" :
- Cela permet de visualiser l'ensemble des avis déposés ,
Bouton Export :
- Au préalable vous devez avoir sélectionné une ou plusieurs candidatures, voire toutes par le bouton "Tout sélectionner". En cliquant sur le bouton "Export" vous obtenez une nouvelle invite où vous allez pouvoir choisir les données que vous souhaitez exporter :
- une fois les éléments à exporter choisis, cliquer sur "Export" pour lancer le traitement.
- les données sont exportées au format tableur.
Suppression d'une candidature
Étapes
Une fois le candidat sélectionné, cliquer sur Action "Ouvrir dossier candidat", puis se positionner sur "Candidatures" dans le menu propre au candidat situé en bas à gauche . Vous obtenez alors l'affichage des formations auxquelles le candidat a postulé.
Se positionner sur la formation à supprimer. Cliquer sur "Ouvrir".
Si les éléments affichés correspondent bien à la formation à supprimer, cliquer en bas sur "Annuler la candidature".
Il vous est alors demandé de confirmer (ou non) cette annulation, l'opération étant irréversible.
Une fois l'opération validée, un message d'information est envoyé au candidat.
Téléchargement du dossier "candidat"
Étapes
Une fois connecté en "Centre de Candidature" et avoir choisi la commission sur laquelle on veut travailler (cf supra), o obtient l'affichage de la liste des candidats. A l'extrème droite de l'écran, on a, pour chaque candidat, la possibilité de télécharger son dossier via les boutons suivants
En cliquant sur l'icône dossier, on obtiendra soit seulement le dossier numérique du candidat en mode "candidatures non dématérialisées", soit le dossier et les pièces justificatives qu'il aura téléchargées en mode "candidatures dématérialisées", l'ensemble en format PDF.
Synchronisation Apogée des données Candidat
Étapes
Cliquer sur l'option Candidat du menu déroulant à gauche, puis sur "Chercher Candidat".
Faire une recherche selon les modalités habituelles puis cliquer sur "Ouvrir" pour accéder aux données du Candidat.
Un nouveau menu plus complet apparaît en bas d'écran à gauche.
Sélectionner Administration, vous accédez alors à l'écran de synchronisation suivant :
Cliquez sur le bouton "Synchronisation Apogée", le traitement se lance. Une fois terminé, un message confirmant la bonne exécution de la synchronisation apparaît.
Traitement des Pièces justificatives
Étapes
Cliquer sur Candidatures de manière à obtenir la liste des candidats de votre Centre de Candidature.
Pour traiter le dossier d'un candidat :
- soit vous double-cliquez sur la ligne le concernant,
- soit vous cliquez sur la ligne le concernant (elle passe en rouge) puis vous cliquez sur le bouton "Ouvrir".
Vous obtenez alors l'affichage du dossier du candidat avec la liste des pièces justificatives (dématérialisées ou non).
Afin d'appliquer un statut à chacune des pièces, sélectionnez toutes les pièces auxquelles vous allez affecter le même statut, puis cliquez sur le bouton "Saisie de l'état des pièces justificatives". Vous obtiendrez alors la fenêtre suivante qui vous permettra de spécifier un statut et un commentaire à l'ensemble des pièces sélectionnées, puis cliquez sur "Valider"
