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Si vous souhaitez contribuer à l'évolution d'EsupDematEC, proposer des idées, etc., vous pouvez vous abonner à la liste esupdematec-level pour en discuter : 
https://listes.esup-portail.org/sympa/info/esupdematec-devel

Cette page tente de reprendre les besoins et demandes d'évolution émanant des différents échanges que l'on a pu avoir avec différents établissements.

Recevabilité 

Actuellement EsupDematEC permet d'envoyer un mail automatiquement lorsqu'on marque le candidat comme auditionnable, cela permet ainsi de demander au candidat de déposer de nouvelles pièces : le dépôt lui étant à nouveau permis (suivant la date de fin de dépôt pour les candidats ausitionnables, date définie sur le poste considéré.

EsupDematEC ne permet pas d'envoyer un mail automatiquement lorsqu'on marque le candidat comme recevable ou non recevable ou encore si on ne le marque pas comme auditionnable. A voir si il faut faire évoluer celà (et comment), ou si on considère que cette communication, si elle doit avoir lieu, doit se faire hors d'EsupDematEC (par  courrier, par mailing, ...). 

Suivi et relances mails depuis l'appli 

(ENS Lyon) Faire le suivi & les relances par mail directement dans l'application (historisation des mails envoyés, modèles de mail pour relance, from configurable dans la partie administration) ajouter dans le tableau Liste des candidatures le commentaire sans avoir besoin de cliquer sur le détail (avec une info bulle)

Mail à chaque dépôt.

(lille3, lorraine, rennes2) Proposer (option) un envoi de mail vers le candidat à chaque upload et suppression de fichiers dans une de ses candidatures.

Il manque en version 1.3.0 le mail à chaque suppression en plus de chaque envoi (upload).

Mail - ajout de champs

(bourgogne) On propose l'utilisation de variables types @@civilite@@, @@nom@@ et @@prenom@@  dans les configurations de mails (en plus de @@postes@@ ou @@password@@ etc.) 

Documents pré-remplis pour membres de commissions & Espace Poste

(lorraine) 

 Documents types complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par exemple:

  • - liste d'émargement
    - rapport sur le candidat -> OK
  • Ces documents servent essentiellement aux commissions de sélection.
  • Dans le menu configuration, le super-manager importerait des fichiers ".doc" qui agiraient en template pour permettre la génération de ces documents.

(Univ Artois)

Ajout de documents pré-remplis pour les membres de commission
- on rejoint la demande déjà formulée (mais ce serait bien d'utiliser plutot
des formats ouverts) pour les rapports 
- on ajoute l'avis motivé individuel (seulement pour le président de COS)
(cela rejoint la demande précédente de distinguer un rôle président de COS)

(Univ Poitiers)

- possibilité de prévoir un espace de dépôt de fichier par poste pour
déposer / récupérer l'ensemble des documents collectifs des comités de
sélection (PV, listes d'émargement, annexes, avis collectifs, liste de
répartition des rapporteurs, etc.). Aujourd'hui nous demandons aux comités de
sélection de déposer l'ensemble des fichiers dans le dossier du premier
candidat.
- possibilité de télécharger des documents types pour les comités de sélection
complétés à partir d'informations issues de la base de données comme par
exemple les listes d'émargement, les rapports et tout autre document importés
par le super-manager.

Recevable / Non recevable - non traité ?

(URCA)  Lors du dépôt du fichier, le statut initial est soit "recevable", soit "non-recevable", ce qui peut porter à confusion. Que penses-tu d'un statut plus large par défaut de type "non traité" ? 

Renommage des fichiers

Renommage des fichiers déposés avec ue convention de nommage
- pour les rapports
(par exemple cosNumeroCOS-candidatIdentifiantCandidat-rapportNomRapporteur ...)
- et idéalement également pour les pièces déposées par les candidats

 

Rôle "président de comité"

 
(URCA) Distinguer le Président des autres membres du Comité (nouveau statut). Le Président de COS aurait des droits supplémentaires tels que : 
  • Modifier les caractéristiques du poste (membres, dates, ...)
  • Renseigner la date de début des auditions et du Comité (-> nouvelles données visibles pour les autres membres)
  • Déposer des PV, listes d'émargement, avis des candidats, voire effectuer le classement des candidats 

 

(Univ Artois)

 Ajout d'un rôle Président de COS
1). qui puisse avoir accès à la page de la liste des candidatures avec les
mêmes filtres que ceux de la page des gestionnaires RH (bien sur
restreintes à son COS) pour lui faciliter la gestion des dossiers et des
rapports (utilisation des filtres, export du zip avec tous les dossiers+rapports
etc) : cela ne modifie pas le fait que les membres du COS (dont le président)
doivent aller voir la mise à jour des dossiers individuels régulièrement
mais cela lui permet de récupérer facilement - en un seul clic - tous les
documents dont il a besoin à un moment donné (les rapports à la fin et les
dossiers au moment de la répartition par rapporteurs)

2). qui puisse indiquer la répartition des candidatures aux rapporteurs (on
rejoint la demande déjà postée avec la possibilité pour les membres de pouvoir
filtrer ceux qui leur sont affectés)

(Univ Poitiers)

- possibilité de prévoir un rôle de président de comité de sélection avec des
fonctionnalités supplémentaires comme la répartition des dossiers candidats
aux rapporteurs et la possibilité de définir les candidats auditionnables
(engendrant l'envoi du mail) et de modification de la date des candidats
auditionnables dans le poste. Ce genre de rôle pourrait également être prévu
pour les correspondantes RH en composante, qui ont la charge d'envoyer les
convocations aux candidats et de dépôt des documents du comité de sélection.

Fonction "valider votre candidature" / verouillage de la candidature

(Univ Poitiers)

 - possibilité de mettre en place un bouton "valider votre candidature" pour

les candidats, une fois qu'ils pensent avoir complété correctement leur
dossier. Une fois le dossier validé, les pièces du dossier seraient bloquées
et les gestionnaires pourraient voir le dossier candidat et l'étudier. Si le
dossier est incomplet, en le marquant comme vue mais incomplet, cela
débloquerait le dossier candidat que ce dernier pourrait modifier ensuite.

- possibilité de verrouiller le dossier d'un candidat quand il est jugé
recevable. Ainsi le candidat ne peut plus modifier les pièces déposées, mais
seulement en ajouter (cela reviendrait dans le principe, à la même chose que
les candidats auditionnables qui peuvent déposer de nouvelles pièces).

 

Horodatage

(lille3) Permettre de relier EsupDematEC à un système d'horodatage ?

Stéphane => proposition Lille3

à étudier l'année prochaine ensemble avec les RSSI

Liste des candidatures 

(Univ Artois) Ajout d'un filtre pour les membres de COS afin de visualiser uniquement les candidats
retenus pour l'audition

(Univ Poitiers)

- possibilité d'ajouter les commentaires dans l'extraction des candidatures
et / ou de faire un filtre par commentaire dans l'onglet liste des
candidatures.
- possibilité d'ajouter un statut de dossier et une couleur pour tous les
dossiers vides (ou de pouvoir remettre les dossiers "marqués comme vus" en
"non vus").

Répartition des dossiers de candidature par rapporteur 

Permettre la répartition des dossiers par rapporteur.

L'idée serait de pouvoir désigner les rapporteurs et d'ajouter un écran n'affichant que les candidatures en charge.

Zone de commentaire pour gestionnaires

(Univ Artois) Possibilité d'insérer une zone de commentaires sur chaque candidature uniquement à destination des gestionnaires RH (ou de restreindre la zone prévue pour les discussions avec les membres du COS aux seuls gestionnaires RH)

Gestion des candidatures supprimées dans Galaxie

(Univ Artois) Le gestionnaire pourrait indiquer lors de l'import s'il est complet ou partiel. S'il est complet, ajouter dans le champ <<synchronisation Galaxie>> une valeur <<Candidature non-trouvée dans galaxie>> pour les candidatures qui ne figurent plus dans le nouveau fichier.

Export Excel du suivi des candidatures.

 

Renforcement des filtres

(Lille 3)

Avoir la possibilité de faire un filtre sur le nom dans les rubriques suivantes :

- utilisateurs (filtre sur nom) -> OK dans la future 1.4.1

- actions sur fichiers (filtre sur nom utilisateur)

- authentification (filtre sur nom utilisateur)

- mails

- liste des candidatures

(Univ Poitiers)

- possibilité de faire une recherche par nom dans les différents onglets de
l'application et notamment dans la liste des candidatures.

Documents à télécharger

(Lille 3)

Est-il possible de numéroter l'ordre dans lequel on veut voir apparaître les documents demandés ?

En fait, l'idée principale est de bien veiller à ce que l'ordre des pièces demandées, tel que saisi dans les paramètres "type de fichiers", soit bien figé (si le CV est demandé en 3e position, je ne veux pas le voir d'un coup être tout en bas de page pour le candidat ou le lecteur) et c'est ce qui peut se passer.



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