Application ESUP-SyGAL

L’application ESUP-SyGAL, « Système de Gestion et d’Accompagnement doctoraL », est développée par la DSI de l’Université de Caen Normandie, en partenariat avec les services de la recherche et les bibliothèques des quatre établissements normands inscrivant des doctorants (Universités de Caen Normandie, Rouen Normandie et Le Havre Normandie et INSA Rouen Normandie) et d'autres écoles doctorales membres du consortium ESUP.

L'application gère également l'organisation de la HDR et l'admission des candidats.

ESUP-SyGAL, une information sur le doctorat en Normandie

La page d’accueil de ESUP-SyGAL est accessible à toute personne et présente la politique doctorale en Normandie, des informations utiles sur les écoles doctorales et un guide de la thèse. Les actualités doctorales et des ressources vidéo sur le doctorat sont également accessibles sur cette page (MT180s, cérémonie de remise des diplômes de doctorat …).

L’accès aux autres services proposés par ESUP-SyGAL est conditionné à une connexion préalable via des identifiants académiques.

ESUP-SyGAL, un suivi dynamique des thèses en Normandie

Interopérable avec les logiciels Apogée etPhysalis (Cocktail) des établissements inscrivant en doctorat, ESUP-SyGAL propose aux différents acteurs du parcours doctoral une vision globale et dynamique des thèses passées et en cours.

Les import et export avec PEGASE sont également intégrés , l'interopérabilité est en cours de développement)

Les informations collectées, permettant des consultations et l’édition de statistiques sont :

• la situation de la thèse : soutenue, abandonnée, transférée ou en cours ;
• l’établissement d’inscription ;
• l’école doctorale de rattachement ;
• le laboratoire de rattachement ;
• les acteurs de la thèse : (co)directeur de thèse, membres du jury, co-encadrants, rapporteurs, etc. ;
• le diplôme d’accès en thèse ;
• le financement de la thèse ;
• la discipline du doctorat préparé ;
• l’année (civile ou académique) d’inscription ;
• l’année de soutenance ;
• la direction scientifique ;
• les données relatives aux co-tutelles internationales de thèse.

Ces extractions permettent de répondre au plus vite à partir de données fiables aux enquêtes ministérielles (SIREDO), aux indicateurs HCERES, mais aussi pour effectuer des suivis administratifs.

ESUP-SyGAL, différents modules de gestion

Le MODULE DOCTORAT : 

• Gestion du dossier d’admission  : dépôt des candidatures et circuit de validation
• Gestion des formations doctorales : catalogue modélisé
  • (création de sessions, inscriptions, suivi des formations, exports csv, enquête, gestion des absences, …)
• Gestion des rapports annuel et mi-parcours, rapports CSI ( saisie et circuit de validation intégrés dans SyGAL)
• Permet la réinscription des doctorants
• Gestion de la soutenance : dématérialisation du dépôt de dossier, deux dépôts possibles avec collecte des métadonnées, génération de la page de couverture et circuit de validation
• Gestion du dépôt du manuscrit  et envoi vers STEP-STAR et la BU

Il est prévu de compléter la partie rapport activité par un portfolio avec la remontée des formations suivies, la saisie des formation hors catalogue, la remontées des publications avec l'import via l'IdRef et la saisie à la participation à différents événements comme les colloques, la présentation d'un poster....

Le MODULE HDR : 

• Gestion des candidatures et circuit de validation
• Gestion de la soutenance : dématérialisation du dépôt de dossier et circuit de validation

Le MODULE ADMINISTRATION : 

• Gestion fine des droits et profils, synchro, dédoublonnage, gestion des contenus des messages envoyés par mail, …
• Accès aux annuaires (annuaire de thèses, annuaire des HDR) avec des filtres par ED, UR, Directeurs de thèse, … (exports csv)
• Multiples critères de recherche : filtres divers (par doctorant, UR, établissement, …)
• Circuits de validation par étape avec envoi de mails aux personnes concernées dans tous les modules si besoin et validation en ligne
• Informations et documentations par profil

Le MODULE ADMISSION : 

• Connexion via la fédération d'identité
• Formulaire à saisir par le doctorant
• Gestion du circuit de signature 
• Gestion de l'autorisation à s'inscrire

Le MODULE FORMATION : 

• Gestion du catalogue de formation en lien avec les compétences des fiches RNCP
• Gestion des inscriptions
• Gestion des listes d'émargement 
• Gestion des attestations
• Gestion des enquêtes (paramétrables)

ESUP-SyGAL, une application au service des doctorants

ESUP-SyGAL offre aux doctorants un outil interactif avec les services des pôles doctoraux et les écoles doctorales en permettant une gestion dématérialisée des différentes étapes de la thèse.

Les doctorants peuvent consulter en temps réel les informations liées à l'enregistrement de leur inscription. Ils peuvent ainsi demander la modification de leur sujet de thèse en fonction de son évolution, vérifier l'enregistrement d'un éventuel changement de direction de thèse. Ils voient l'enregistrement de leur composition de jury de soutenance de thèse et déposent directement leur manuscrit en ligne pour l'archivage. À terme, ils pourront suivre les offres de formations doctorales et s'y inscrire, mais aussi constituer leur comité de suivi individuel annuel de thèse et compléter leur rapport d'activité annuel.

• Gestion de son admission
• Dépôt des fichiers de thèse
• Gestion de la composition de son jury et de l'organisation de sa soutenance
• Gestion de la conformité de la composition du Jury
• Validation du choix de diffusion : en ligne ou pas, avec ou sans embargo
• Inscriptions aux formations doctorales
• Dématérialisation du rapport annuel d'activité
• Espace de dépôt du CSI pour avis à la réinscription
• Enrichissement de la description de la thèse (résumé, mots-clés, …)
• Vérification de la compatibilité du format des fichiers pour l’archivage, mise au bon format automatique
• Prise de RDV avec la BU pour finaliser le dépôt
• Possibilité d’effectuer un second dépôt en cas de demande de correction du jury
• Suivi de l’avancement de son dossier en ligne
• Accès à des informations en ligne sur les ED via flux RSS, les soutenances, les thèses, …

ESUP-SyGAL, une application au service des pôles doctoraux et bibliothèques

ESUP-SyGAL est aussi un lieu d'archivage dématérialisé pour les pôles doctoraux et bibliothèques. Les pôles doctoraux déposent dans ESUP-Sygal les pré-rapports autorisant la soutenance, le procès verbal de soutenance, le rapport final de soutenance, la convention de mise en ligne du manuscrit de thèse, les éventuelles conventions de confidentialité... Cela permet d'avoir un archivage dématérialisé dans chaque page étudiant. De même les bibliothèques universitaires peuvent suivre le résultat d'une soutenance de thèse et l'avis de reproduction accordé par les membres d'un jury de thèse, ainsi que les différentes versions du manuscrit de thèse déposé en fonctions des potentielles modifications attendues.

ESUP-SyGAL offre aux pôles doctoraux et bibliothèques des espaces de dépôt de documents communs : formulaires, documents décrivant les bonnes pratiques, mais aussi des procédures administratives communes pour les quatre établissements.

ESUP-SyGAL au service du directeur de thèse

ESUP-SyGAL grâce à des rôles spécifiques permet d'accorder des droits selon le périmètre.

L'application permet au Directeur.rice de : 

• Consulter ses thèses
• Télécharger/consulter des fichiers : PV, rapport de soutenance, demande de confidentialité, ...
• Consulter les informations concernant les correction attendues sur la fiche d'une thèse
• Visualiser l'avis de soutenance et le rapport de pré-soutenance
• Ajouter un avis sur un rapport d’activités
• Consulter le portfolio (en cours de développement)